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10 Stratégies de Dernière Minute pour Augmenter le Nombre de Participants à Votre Événement

Apr 16, 2019

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Il ne reste que très peu de temps avant le début de votre événement et vous n’avez pas assez d’inscrits ? Utilisez ces stratégies de dernière minute pour augmenter le nombre de participants à votre événement !

 

Vous avez l’impression d’avoir mis tout votre cœur et toute votre énergie dans l’organisation et la promotion de votre événement, mais trop peu de personnes semblent s’y intéresser ?

Pas de panique, il n’est jamais trop tard pour essayer de rattraper les choses ! Voici 10 techniques pour donner un coup de fouet à votre taux de participation.

  1. Donnez tout sur les réseaux sociaux
  2. Enrollez des ambassadeurs
  3. N’oubliez pas les supports imprimés
  4. Adressez-vous personnellement aux prospects les plus chauds
  5. Créez un bonus accessible uniquement aux inscrits
  6. Diffusez des campagnes de publicité payantes
  7. Contactez presse, blogueurs et influenceurs
  8. Inscrivez votre événement sur des sites et groupes spécialisés
  9. Capitalisez sur votre base de données mail
  10. Pensez stratégiquement

 

1. Donnez tout sur les réseaux sociaux

Si votre cible est présente sur les réseaux sociaux, ils seront votre meilleure chance de toucher du monde à la dernière minute.

Chaque réseau social a ses particularités, et est utilisé de façon différente par les personnes qui y sont inscrites. Les professionnels utilisent ainsi davantage LinkedIn et Twitter, tandis qu’on touchera plus de particuliers sur Facebook et Instagram.

Voici quelques idées à implémenter:

  • Créez un événement sur Facebook et diffusez-le sur votre page,
  • Créez un hashtag propre à votre événement, et placez-le dans chaque post,
  • Faites la promotion de votre événement dans des groupes spécifiques, en faisant attention à ne pas être trop insistant. Misez plutôt sur la valeur apportée par l’événement,
  • Créez un concours sur Facebook et/ou Instagram (par exemple, demandez de partager une publication et un gagnant sera tiré au sort),
  • Misez sur la diffusion de vidéos en direct: répondez aux questions de vos abonnés, ou publiez une séquence de vidéos informatives donnant un aperçu du contenu de votre événement,
  • Partagez des témoignages d’anciens participants.

Surtout, ne soyez pas trop agressifs dans votre promotion et misez toujours sur la qualité et la valeur de vos publications !

 

2. Enrollez des ambassadeurs

Demandez de l’aide aux personnes qui participent à votre événement ! A la dernière minute, c’est une stratégie très efficace pour faire tourner l’info.

Que ce soient des collègues, des partenaires, des intervenants, des sponsors ou même vos participants déjà inscrits, demandez aux personnes prenant part à votre événement de vous aider à faire passer le mot.

C’est dans leur intérêt de vous aider à augmenter le nombre de participants à votre événement !

Pour leur faciliter la tâche:

  • Créez des visuels qu’ils pourront aisément partager sur leurs réseaux sociaux, leurs sites web et leurs signatures mail.
  • Écrivez un texte qu’ils pourront diffuser via leur propre base de données.
  • Si votre budget le permet, motivez-les à l’aide d’une récompense pour leurs efforts, comme une carte cadeau ou une réduction sur un de vos services ou produits s’ils atteignent un certain nombre d’inscrits.

 

3. N’oubliez pas les supports imprimés

Même s’il est sans doute trop tard pour créer une véritable campagne d’affichage, vous pouvez toujours faire imprimer des flyers à la dernière minute.

En les plaçant quelques jours avant l’événement à des endroits stratégiques, fréquentés par votre cible, vous améliorez significativement vos chances d’augmenter le nombre de participants à votre événement !

Le b.a.-ba d’un bon flyer :

  • Il doit attirer l’attention: travaillez sur une accroche et un design percutants,
  • Il doit être simple et clair, dans le fond et la forme,
  • Il doit inclure les informations clé de l’événement (nom, date, heure, lieu, prix, site web, et un appel à l’action).

 

4. Adressez-vous personnellement aux prospects les plus chauds

Concentrez vos efforts sur les personnes qui sont déjà au courant de votre événement et qui hésitent encore à s’inscrire.

En customisant votre message pour qu’il soit le plus personnel possible, vous montrerez un véritable intérêt, honnête et consciencieux. S’ils ne peuvent ou ne veulent vraiment pas s’inscrire, au moins vous en connaîtrez la raison, ce qui pourra être utile pour l’avenir !

Vous pouvez-vous adresser à ces personnes:

  • Via les réseaux sociaux: questionnez les abonnés à vos pages et profils, qui ont ainsi déjà montré un intérêt pour votre événement.
  • Par email: ciblez les anciens participants ainsi que les personnes inscrites à votre newsletter.
  • Par téléphone: c’est un moyen très efficace d’enregistrer de nouvelles inscriptions, sous réserve d’être le moins insistant et le plus serviable possible !
  • Par voie postale: méthode qui peut paraître un peu “old school”, le courrier postal est aujourd’hui largement sous-utilisé, donc sera forcément considéré !

 

5. Créez un bonus accessible uniquement aux inscrits

Ajoutez de la valeur à votre événement en créant un ou plusieurs bonus dans le but de convaincre ceux qui hésitent encore à finalement s’inscrire.

Cela pourrait se présenter sous la forme:

  • d’un webinar pré-événement, présenté par une personnalité de votre industrie,
  • de ressources complémentaires permettant de mieux profiter de l’événement (workbooks, check-lists, guides…),
  • de l’accès au contenu présenté pendant l’événement, une fois celui-ci terminé,
  • D’une communauté accessible uniquement aux participants (groupe Facebook ou LinkedIn, par exemple).

Ces bonus contribueront à renforcer la valeur perçue de votre événement, donnant ainsi l’impression à vos prospects d’obtenir davantage que la simple participation à l’événement.

 

6. Diffusez des campagnes de publicité payantes

Si votre budget le permet, et selon l’urgence de la situation, il peut être efficace de booster la visibilité de son événement aux travers de publicités payantes.

A la dernière minute, misez surtout sur les personnes se trouvant dans une zone proche du lieu de votre événement. Il ne sert à rien d’essayer d’attirer des personnes éloignées géographiquement, car elles auraient besoin de temps pour organiser leur déplacement et se rendre à votre événement.

  • Google Adwords: choisissez des mots-clé pertinents, définissez votre budget et créez une campagne pour générer de nouvelles inscriptions.
  • Facebook Ads:
    • Utilisez les paramètres de ciblage (localisation, âge, sexe, intêrets….) pour toucher l’audience la plus pertinente possible,
    • Utilisez les audiences “lookalike” pour toucher des personnes similaires aux inscrits de vos précédentes éditions.
  • Retargeting: cette technique diffuse une publicité aux personnes ayant visité votre site web sans s’être inscrit à votre événement. Cela permet de se rappeler souvent à vos prospects, afin d’encourager leur inscription.

 

7. Contactez presse, blogueurs et influenceurs

Cela ne demande pas beaucoup de temps de créer un communiqué de presse efficace, du moment que vous avez le budget pour le diffuser via des plateformes de soumission payantes qui l’optimiseront et le diffuseront très rapidement.

Pour augmenter le nombre de participant à votre événement, un bon communiqué de presse doit inclure:

  • Un premier paragraphe présentant l’événement et son offre de valeur,
  • Des chiffres et statistiques venant appuyer la renommée et le sérieux de l’événement,
  • Des informations de contact.

Vous pouvez également contacter des blogueurs ou influenceurs de votre région ou de votre industrie, et leur demander de vous aider dans la promotion de votre événement, contre un service ou un produit.

 

8. Inscrivez votre événement sur des sites et groupes spécialisés

Comme mentionné plus haut, n’hésitez pas à partager votre événement dans des groupes dédiés sur les réseaux sociaux, surtout quelques jours avant l’événement.

Vous pouvez de plus le référencer sur des plateformes spécialisées, type Eventbrite, ou Time Out pour les grandes villes, afin de toucher les personnes cherchant des activités à faire dans leur ville les prochains jours.

 

9. Capitalisez sur votre base de données mail

A la dernière minute, il sera utile pour vous de concentrer vos efforts sur certains segments de votre base de données:

  • Ciblez les personnes vivant proche du lieu de votre événement et ne s’étant pas encore inscrites,
  • Ciblez les personnes s’étant inscrites aux précédentes éditions, mais pas à la prochaine.

En effet, ces personnes sont les plus susceptibles de s’inscrire à la dernière minute. Soyez qualitatifs dans votre approche et rappelez-leur la valeur qu’ils pourront tirer de votre événement.

Parallèlement, une vente de tickets peut être accélérée si les gens pensent qu’elle va bientôt se terminer:

  • Dans un premier email, écrivez à vos abonnés que les places sont limitées, et qu’il en reste seulement tel nombre,
  • Dans les mails suivants, baissez progressivement ce nombre.

Cette tactique crée un sentiment d’urgence, et peut contribuer à convertir les prospects hésitant à s’inscrire avant qu’il ne soit trop tard.

Attention, n’implémentez pas cette stratégie trop tôt ! Vous perdrez toute crédibilité si vous répétez trop longtemps qu’il ne leur reste qu’une chance pour participer à l’événement.

 

10. Pensez stratégiquement

Parfois, il vaut mieux faire des concessions sur le nombre de billets vendus, plutôt que d’essayer de vendre à tout prix. Quitte à perdre de l’argent, autant que votre événement garde une bonne image avec un bon taux de participation !

Si vous voyez que vous n’arriverez pas à vendre toutes vos places d’ici le début de l’événement, prenez les devants en adoptant une des stratégies ci-dessous:

  • Vendez les tickets restants en packages “2 pour 1”, en adoptant une communication du type “emmenez votre ami / collègue”,
  • Donnez les dernières entrées en échange d’un service dont vous pourriez bénéficier, comme le partage d’un certain nombre de vos posts sur les réseaux sociaux,
  • Rapprochez-vous d’associations liées à votre industrie et offrez à leurs adhérents une réduction sur le prix de vos billets.

Qu’il ait payé sa place ou non, chaque participant est une nouvelle opportunité de satisfaire et de surprendre, et donc d’encourager à acheter pour la prochaine édition.

 

Pour finir…

Ne vous laissez pas emporter par la pression. Créez un plan de promotion cohérent, même à la dernière minute, et tenez-vous y. Une communication consistante et de qualité marchera toujours mieux pour augmenter le nombre de participants à votre événement que des messages désespérés et postés sans stratégie, en dernier recours. Bon courage !

N’hésitez pas à ajouter vos stratégies de dernière minute dans les commentaires ci-dessous ⬇️

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