Organisation

Comment Organiser un Événement Responsable ?

Apr 23, 2019

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Etes-vous conscient des impacts produits par votre événement sur l’environnement, l’économie et la société ? Limitez les retombées négatives en mettant en place les actions nécessaires pour organiser un événement responsable !

 

En organisant un événement, c’est vous qui aurez la responsabilité des impacts que celui-ci produira.

Les impacts d’un événement sont les effets durables produits par la tenue d’un événement dans un cadre spatio-temporel défini, qui continuent d’exister même une fois l’événement terminé. Ces impacts peuvent être négatifs ou positifs.

Il est donc important de prendre conscience des retombées de son événement, et de travailler activement à réduire les impacts négatifs.

Un événement responsable demande ainsi de prendre en compte les valeurs et les besoins de toutes les parties prenantes à l’événement, c’est à dire non seulement ses participants, ses intervenants, et ses sponsors, mais aussi ses organisateurs, sa communauté d’accueil et son environnement local.

Un événement peut impacter, positivement ou négativement, plusieurs domaines dont :

  1. l’environnement
  2. l’économie
  3. la société

En vous attachant à limiter les impacts négatifs de votre événement, vous pourrez également potentiellement :

  • Renforcer votre image auprès d’un public et de sponsors de plus en plus sensibles aux questions environnementales,
  • Obtenir l’approbation des institutions locales en prouvant la valeur apportée par votre événement,
  • Créer une cohésion au sein de vos équipes et les sensibiliser aux causes que vous défendez.

Si vous organisez un événement récurrent, vous pouvez commencer par réaliser un auto-diagnostic de vos impacts afin de savoir comment prioriser vos actions.

 

1. Limitez les impacts environnementaux

La force des événements éco-responsables est de reconnaître, dès le début, que les événements produisent du CO2 et d’autres gaz à effet de serre. Cela leur donne l’opportunité de mettre en place des actions limitant ces effets, et d’adhérer à des programmes leur permettant de compenser pour les émissions qu’ils ne peuvent réduire.

Ainsi, la compensation carbone permet aux organismes de soutenir des projets environnementaux et sociaux pour compenser les émissions de gaz à effet de serre qu’ils n’ont pu réduire.

 

> Choisir un lieu adapté

Une des premières décisions que vous aurez à prendre sera celle du lieu de votre événement :

  • Si vous souhaitez organiser votre événement dans un espace naturel, identifiez bien les réglementations en vigueur sur la zone choisie : il est possible que vous deviez adapter votre événement à ces règles. Evitez les espaces naturels protégés.
  • Si vous choisissez un lieu de réception, examinez bien sa politique de développement durable pour limiter les effets néfastes.

 

> Limiter les déplacements

Ensuite, les transports sont l’un des facteurs contribuant le plus à l’empreinte carbone d’un événement. Pour limiter les impacts négatifs :

  • Encouragez le covoiturage ou mettez en place des navettes,
  • Organisez l’événement dans une ville proche des participants afin de réduire la distance parcourue,
  • Organisez l’événement dans un lieu central, proche de toutes commodités (hôtels, restaurants, points d’intérêts) pour limiter les déplacements des participants pendant l’événement,
  • Choisissez une ville bien desservie par les lignes aériennes et ferroviaires pour limiter les correspondances,
  • Privilégiez les prestataires et services de transports locaux,
  • Créez une version virtuelle de votre événement.

 

> Limiter les déchets

Bien sûr le traitement des déchets et la mise en place d’un système de recyclage sont un pilier important de l’événement éco-responsable.

  • Essayez en priorité de limiter l’utilisation d’emballages et de matériaux non-recyclables,
  • Installez des stations de recyclage, bien indiquées et expliquées,
  • Troquez les contenants jetables avec de la vaisselle réutilisable, qui peut également faire office de support publicitaire,
  • Choisissez une destination, un lieu et des prestataires ayant une politique de développement durable consistante,
  • Limitez le gaspillage en en faisant une estimation au plus juste de la quantité de nourriture dont vous aurez besoin,
  • Intégrez un programme caritatif pour limiter le gaspillage : remballez immédiatement les repas non consommés une fois qu’ils sont renvoyés en cuisine et offrez-les à des associations,
  • Utilisez autant que possible du matériel réutilisable (décor, meubles, supports…).

 

> Faites des économies d’énergie

Prenez en compte les dépenses en énergie : vous pouvez limiter les impacts négatifs en utilisant au maximum les énergies vertes.

  • Mettez en place des panneaux solaires sur le lieu de votre événement,
  • Utilisez des équipements alimentés par des panneaux solaires ou par l’énergie créée par les participants (vélos à smoothies, stations de chargement…),
  • Calculez bien vos besoins en énergie si vous devez mettre en place des générateurs,
  • Utilisez des équipements économes en énergie (ampoules basse consommation, LED…),
  • Installez des équipements économes en consommation d’eau, comme des lave-vaisselle, et des toilettes sèches.

 

> Adoptez une communication responsable

Pour limiter les impacts négatifs en amont de votre événement, choisissez bien vos supports de communication :

  • La meilleure solution est de supprimer tout support papier et d’adopter une communication uniquement digitale, incluant la signalétique et les tickets. Favorisez les réseaux sociaux.
  • Si une communication imprimée s’avère indispensable, choisissez des matériaux recyclables, optimisez leur diffusion et imprimez en recto-verso, en noir et blanc ou avec une encre spéciale.

Surtout, tirez profit de vos actions et mettez un point d’honneur à sensibiliser vos participants !

 

2. Encouragez les retombées économiques

Les impacts économiques d’un événement résultent des retombées directement et indirectement associées à la présence de l’événement, comme par exemple :

  • Les dépenses effectuées localement par l’organisateur et les participants,
  • Le renforcement de l’attractivité du territoire suite à sa médiatisation par l’événement.

Il est nécessaire d’évaluer les impacts économiques des événements pour notamment renforcer la nécessité d’organiser l’événement auprès des décideurs locaux.

Pour favoriser les retombées économiques de votre événement sur son territoire d’accueil :

  • Utilisez des produits artisanaux et des prestataires/producteurs locaux, utilisant eux-même des prestataires locaux. Valorisez les circuits courts.
  • Engagez du personnel sur place,
  • Collaborez avec les organismes locaux,
  • Invitez les participants à consommer local et à s’investir dans le territoire et la communauté (en prolongeant leur séjour par exemple),
  • Communiquez sur la destination en parallèle de l’événement,
  • Faites la promotion d’autres événements se déroulant sur place.

 

3. Développez les impacts sociaux

Faites en sorte que votre événement bénéficie socialement aux parties prenantes de votre événement, que ce soient ses participants ou ses organisateurs.

Au niveau du personnel :

  • Valorisez leurs compétences,
  • Donnez leur des responsabilités,
  • Collaborez avec des structures d’insertion sociale afin de donner leurs chances à des publics en difficulté,
  • Impliquez-les le plus en amont possible de l’événement,
  • Développez un véritable esprit communautaire,

Au niveau des participants, l’accessibilité est de mise (prenez en compte tous les handicaps : physiques, sensoriels, mentaux) :

  • Choisissez des lieux dont l’accessibilité est renforcée (ascenseurs, sanitaires adaptés, pas de bordures gênantes ou dangereuses…),
  • Mettez en place une signalétique adaptée (taille des caractères, contraste, placement…),
  • Il peut être utile de mettre en place un accueil personnalisé pour les personnes en situation de handicap,
  • Impliquez des personnes en situation de handicap dans l’organisation de l’événement pour vous assurer de couvrir tous les aspects d’un événement accessible.

 

Pour aller plus loin :

La norme ISO 20121 a été mise en place spécifiquement pour guider les organisateurs d’événements dans la mise en place de solutions efficaces en termes de développement durable, dans le but de maîtriser son impact social, économique et environnemental.

L’ADERE est un outil d’Auto Diagnostic Environnemental pour les Responsables d’Evénements.

L’ADEME (Agence De l’Environnement et de la Maitrise de l’Enérgie) a publié un guide des facteurs d’émission.

La Fondation Good Planet propose un calculateur d’empreinte carbone et un programme de compensation carbone.

Le collectif Eco-Evenement a été créé pour sensibiliser et accompagner les organisateurs d’événements dans une démarche écoresponsable. Une charte de développement durable a notamment été publiée.

France Bénévolat a pour vocation de vous accompagner dans le développement de l’engagement bénévole associatif pour une citoyenneté active.

La DGE (Direction Générale des Entreprises) a publié un rapport d’étude pour mesurer l’impact économique d’un événement.

 

Pour finir…

N’essayez pas de mettre en place toutes ces initiatives d’un seul coup : choisissez les actions à prioriser et concentrez-vous sur celles-ci afin qu’elles soient efficaces.

Surtout, commencez à rédiger et à mettre en place une politique d’événement responsable que vous développerez au fur et à mesure de vos événements.

N’hésitez pas à ajouter vos idées pour responsabiliser les événements dans les commentaires ci-dessous ⬇️

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