Concept

Elaborer une Stratégie Événementielle en 6 Étapes

Apr 30, 2019

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Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement, il est impératif de vous poser les bonnes questions afin de partir sur de bonnes bases. Découvrez comment élaborer une stratégie événementielle !

 

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Vous organisez un événement ?

Avant de penser inscriptions, traiteur, intervenants, décor… avez-vous clairement formulé vos objectifs ?

Pourquoi organisez-vous cet événement ? C’est la première question que vous devez vous poser.

Les choix qui découleront de cette réponse contribueront au succès de votre événement.

L’événementiel est une forme de communication qui a en général pour objectif la promotion d’une marque ou d’un produit, ou la sensibilisation à une cause. En utilisant la mise en scène dans un cadre spatio-temporel limité, on donne à l’opération un caractère exceptionnel.

N’hésitez pas à télécharger notre workbook d’accompagnement afin de commencer à créer votre stratégie événementielle !

Suivez les étapes suivantes afin de bâtir une stratégie événementielle solide :

  1. Clarifiez les objectifs de l’organisation
  2. Définissez les objectifs de l’événement
  3. Choisissez les indicateurs de performance
  4. Répondez aux besoins des participants
  5. Comprenez votre budget
  6. Créez l’image de marque

 

1. Clarifiez les objectifs de l’organisation

La décision d’organiser un événement doit venir répondre aux besoins spécifiques de l’organisme décideur (entreprise, association, service publique…).

Voici quelques exemples d’objectifs, valables pour toute structure :

  • Augmenter les revenus financiers,
  • Renforcer l’image de marque,
  • Fidéliser les employés,
  • Sensibiliser davantage de monde à une cause,
  • Eduquer sur un certain sujet…

 

2. Définissez les objectifs de l’événement

Une fois que vous avez mis au clair vos objectifs organisationnels, vous devez décider du type d’événement à organiser pour concrétiser ces objectifs.

Par exemple, si votre objectif est de renforcer l’image de marque, organisez une conférence faisant figurer des leaders d’opinion dans votre industrie.

Pour fidéliser vos employés ou adhérents, organisez un team building.

Pour augmenter le nombre de prospects, organisez un événement networking !

Quels que soient vos objectifs, ils doivent surtout être mesurables pour pouvoir prouver la valeur de votre événement. Vous pouvez pour cela utiliser la formule S.M.A.R.T. pour définir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

 

3. Choisissez les indicateurs de performance

Mettez en place des indicateurs de performance à suivre dès le début, afin de vous assurer de bien mesurer le succès de vos objectifs.

Voici des exemples d’objectifs d’événement et leurs indicateurs de performance associés :

  • Pour tirer du profit de l’événement : mesurer le chiffre d’affaire et les dépenses,
  • Pour lever des fonds ou intéresser des mécènes : mesurer la participation et les fonds récoltés,
  • Pour augmenter la notoriété de la marque : mesurer les engagements sur les réseaux sociaux,
  • Pour générer davantage de leads : mesurer le nombre de prospects récoltés,
  • Pour éduquer et engager la communauté : mesurer via un questionnaire post-événement et le taux de participation,
  • Pour générer de la couverture presse : mesurer les retombées presse.

Voici d’autres exemples d’indicateurs de performance :

  • Nombre d’inscriptions
  • Recettes brutes
  • Satisfaction des participants
  • Implication des participants
  • Relation coûts / revenus
  • Nombre de prospects qualifiés

 

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4. Répondez aux besoins des participants

Par nature un événement n’existe qu’au travers de ses participants, donc il faudra bien identifier les besoins de votre audience, et les satisfaire.

Pourquoi les participants feront le choix de participer à votre événement, contre toute autre alternative ? Pourquoi devraient-ils dépenser leurs sous et donner de leur temps pour assister à votre événement ?

Pour créer votre proposition de valeur unique, vous devrez commencer par identifier les besoins de vos participants, puis examiner comment votre événement répond à ces besoins, et surtout comment il le fait mieux que n’importe quel autre événement ou solution.

 

> Identifiez les besoins

Quels sont les besoins que vos participants pourront assouvir lors de votre événement ?

Vous ne pouvez répondre à cette question que si vous avez fait l’effort de bien connaître votre cible. Une bonne stratégie commence toujours avec les besoins du client car il est le principal parti à satisfaire.

Si vous pouviez entendre un participant décrire votre événement à un ami, que voudriez-vous qu’il dise ?

Voici quelques exemples de problèmes à résoudre ou de besoins auxquels il faut répondre :

  • Pour une conférence professionnelle : les participants doivent avancer dans leurs carrières
  • Un festival : les participants ont besoin d’un week end divertissant pour déstresser avec leurs amis.
  • Une course caritative : les participants ont besoin de ressentir qu’ils contribuent à leur communauté de façon accessible, tout en dépassant leurs limites.

 

> Formulez comment l’événement répond à ces besoins

Une partie clé de votre stratégie doit donc être de développer une solution qui vous permettra de créer un événement qui répondra à ces questions.

En quoi votre solution est la réponse aux besoins profonds de votre audience ?

Voici quelques exemples :

Avec certains des meilleurs conférenciers du secteur, notre événement inspirera les participants et les préparera pour leurs prochaines étapes professionnelles.”

Ce week-end est un programme complet, rempli d’actes émergents, de têtes d’affiche bien établies et d’activités amusantes.”

Ce 5K tout accès est amusant pour toute la famille et chaque inscription profite à notre organisme de bienfaisance.”

 

> Établissez une proposition de valeur unique

Que possède votre événement que les autres n’ont pas ?

La réponse à cette question est votre proposition de valeur unique.  

En résumé, c’est une phrase qui explique pourquoi une personne devrait choisir votre événement, plutôt qu’un autre.

Vous pouvez vous différencier en proposant :

  • Un lieu unique,
  • Des opportunités de networking intéressantes,
  • Des performances exclusives,
  • Du divertissement pour tous les âges,
  • Un thème saisonnier…

Une fois votre proposition de valeur définie, vous pouvez vous appuyer dessus pour construire votre image de marque et votre plan de promotion.

 

5. Comprenez votre budget

Votre plan stratégique doit inclure un aperçu des coûts projetés et de vos sources de revenus, afin que vous puissiez décider à quels secteurs allouer des fonds.

Un budget solide et contrôlé garantit la réussite de votre événement : c’est un élément qu’il ne faut jamais sous-estimer. L’importance de la budgétisation des événements ne doit jamais être sous-estimée.

Listez en détail toutes les dépenses prévues, du contrat avec le lieu de réception, au paiement des prestataires, en passant par les frais liés à la promotion de l’événement et les salaires de votre équipe. Divisez-les en coûts fixes (ceux qui ne changeront pas, quel que soit le nombre de participants) et coûts variables (ceux qui seront directement impactés par le nombre de participants).

En imaginant les différents scénarios, vous pourrez déterminer la marge de contribution de l’événement, c’est à dire le montant qui sera reversé aux coûts fixes, une fois les coûts variables pris en compte.

Ensuite, estimez les différentes sources de revenus qui alimenteront votre événement, comme la vente de billets, les ventes d’espaces et de supports publicitaires aux exposants, les contributions des sponsors, les ventes de nourriture et de boissons, etc. Soyez le plus réaliste possible.

Estimez le pourcentage de revenus que vous espérez gagner grâce à chacun de ces canaux pour savoir comment hiérarchiser le travail de votre équipe afin d’atteindre ces objectifs.

Découvrez comment construire le budget prévisionnel de votre événement dans cet article dédié et téléchargez notre modèle gratuit.

 

6. Créez l’image de marque

Quel est le sentiment que vous voulez transmettre à vos participants ?

Tout ce qui concerne votre événement doit être une extension de sa marque, du design du site web aux newsletters, en passant par la décoration et les aliments servis sur place, mais aussi en termes de personnalité, d’attitude, d’esthétique et de relation client.

Tous ces facteurs s’associent pour faire de votre événement une marque.

L’image de marque, ou “branding”, capture l’essence de votre entreprise ou association, et la redistribue en la transformant au sein de votre événement.

Ainsi, donner une image fidèle de votre marque et influencer sa perception de la part de vos participants, partenaires et sponsors est absolument essentiel à la croissance de votre événement et de votre entreprise.

Voici les éléments sur lesquels vous pouvez représenter votre image de marque :

  • Votre site web
  • Votre plateforme d’inscriptions
  • Vos emailings
  • Votre application, le cas échéant
  • Vos réseaux sociaux
  • Votre signalétique
  • Votre décor
  • Vos goodies
  • Les lieux importants de votre événement (comptoir d’inscriptions, buffet, salles de conférences, et même les toilettes !)

 

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Pour finir…

Si vous avez bien suivi ces étapes, vous devriez avoir une idée très claire de votre événement.

Vous aurez notamment identifé :

  • Ses objectifs et comment les mesurer,
  • Votre proposition de valeur unique pour attirer des participants
  • La structure de votre budget
  • Votre image de marque

Vous pouvez maintenant passer à l’organisation concrète de votre événement !

Et vous, comment se présente votre événement ? N’hésitez pas à nous présenter votre stratégie événementielle ci-dessous ⬇️

 

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