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Comment Trouver des Sponsors pour votre Événement

May 23, 2019

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Vous vous demandez comment trouver des sponsors pour votre événement ? Suivez nos conseils et obtenez des sponsorings pertinents pour votre projet.

 

Vous organisez un événement et vous avez peur de ne pas rentrer dans vos frais, ou même de perdre de l’argent ? Vous avez pensé à démarcher des sponsors, mais n’êtes pas à l’aise à l’idée de demander de l’argent en échange d’une promotion ?

Le sponsoring est un outil très efficace pour financer tout ou partie d’un événement, mais il n’est pas toujours facile de savoir comment trouver des sponsors, surtout lorsqu’on organise un événement pour la première fois.

Il faut déjà comprendre que les sponsors ne vous aideront pas seulement à compenser le coût de votre événement : ils lui donneront légitimité et autorité.

Plus les sponsors sont connus, plus cela conférera de l’autorité à votre événement, et plus votre cible fera confiance à votre projet, avant même d’acheter un billet.

Ainsi, le sponsor idéal doit refléter votre marque et sa mission, et ajouter de la valeur à votre événement tout en attirant votre public cible.

N’hésitez pas à télécharger notre workbook d’accompagnement afin de commencer à travailler sur vos offres et à démarcher vos sponsors idéaux !

Vous vous demandez comment trouver des sponsors ? Dans cet article nous vous expliquons comment trouver un sponsor de manière efficace en vous assurant qu’ils soient enthousiastes à l’idée de travailler avec vous !

Au programme :

  1. Le sponsoring, qu’est ce que c’est ?
  2. Que veulent vraiment les sponsors ?
  3. Rédiger son dossier de sponsoring
  4. Comment trouver des sponsors
  5. Contacter les sponsors potentiels

 

1. Le sponsoring, qu’est ce que c’est ?

Le sponsoring est la démarche de demander à des entreprises ou institutions de contribuer de façon financière ou en nature à un événement en échange de visibilité pour leur marque.

C’est un process qui peut prendre du temps, et qu’il faut donc inclure dès la formulation de votre stratégie événementielle, notamment au sein de votre budget si vous comptez sur les sponsors pour augmenter vos revenus.

 

Pour savoir comment avoir un sponsor, il faut d’abord comprendre les différents types :

Le sponsoring financier : ce sont des entreprises qui, en échange d’un ensemble d’avantages spécifiques, donnent de l’argent aux organisateurs d’un événement.

Le sponsoring en nature : ce sont des entreprises qui offrent des produits ou des services gratuitement en échange d’avantages de valeur similaire.

Les partenaires promotionnels : Parfois, les médias acceptent de promouvoir votre événement par le biais de leurs réseaux sociaux, leur site internet ou leur magazine en échange d’avantages à votre événement. Les partenaires média peuvent être utiles pour faire connaître votre événement, mais soyez prudents et assurez-vous que le média partage votre cible d’audience. Pensez également aux influenceurs et aux blogueurs qui sont des sources non-négligeables d’attention aujourd’hui.

 

2. Que veulent vraiment les sponsors?

Pour comprendre comment trouver des sponsors pour votre événement, il faut se mettre à leur place et bien comprendre les avantages qu’ils auront à sponsoriser votre événement.

La principale raison de sponsoriser un événement est d’avoir accès à une cible bien précise.

Ainsi, la marque d’électroménager Electrolux est le premier sponsor du Taste of Paris, festival de gastronomie se tenant depuis 2015 au Grand Palais. Ce positionnement leur donne accès à une audience de passionnés de cuisine et de haute gastronomie, via un stand, et un atelier de cours de cuisine. Il y a de grandes chances que les participants identifient par la suite la marque comme l’alliée des chefs étoilés, augmentant ainsi sa légitimé et ses ventes.

Meetic, site de rencontres pour célibataires, a également sponsorisé le festival, en proposant aux participants de rencontrer d’autres passionnés de cuisine sur le lieu de l’événement. Chacun son objectif !

Sponsoriser un événement permet également de renforcer l’image de marque et de fidéliser la clientèle.

ASOS, marque britannique de prêt à porter en ligne, sponsorise l’Association Paralympique Britannique depuis 2016 en créant les tenues des athlètes et de leur staff pour les Jeux Paralympiques. Cela leur donne une visibilité internationale, et renforce leur réputation de designers de qualité.

 

Ce qu’il faut bien comprendre avec le sponsoring, c’est qu’il s’agit d’une relation à double sens. La relation ne s’arrête pas une fois qu’on a obtenu ce qu’on voulait. En collaborant avec un sponsor, on aide une entreprise à se faire une place et à associer son image à un événement qui a le potentiel d’attirer de nouveaux clients. Une fois le sponsor signé, il faut se demander comment on peut rendre cette relation vraiment bénéfique pour les deux partis, afin de satisfaire et de fidéliser le sponsor.

Vous pouvez par exemple échanger des articles de presse ou de blog que vous jugez utiles pour votre secteur d’activité, et les tenir au courant du progrès de votre événement. Il est primordial de maintenir de bonnes relations avec les sponsors, qui sont de véritables acteurs de votre événement.

Attention, prenez en compte que vos sponsors vont vouloir du “temps d’antenne”, c’est à dire qu’ils voudront parler et dialoguer avec leurs clients potentiels. Malheureusement, ce n’est pas une bonne idée d’infliger une ribambelle de pitchs commerciaux à vos participants, donc parlez-en d’abord à vos sponsors et évaluez ensemble la meilleure façon pour eux d’aborder vos participants.

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3. Rédiger son dossier de sponsoring

Lister les opportunités de sponsoring

Afin de concevoir vos offres de sponsoring, commencez par lister tous les avantages et les opportunités de visibilité que vous pourriez offrir à vos sponsors. Voici quelques exemples :

  • Billets pour l’événement,
  • Logos sur les produits imprimés (programmes, flyers, affiches…),
  • Stand pendant l’événement,
  • Possibilité d’introduire une session ou un discours,
  • Placement de produit à l’événement,
  • Création et promotion de contenu avant l’événement,
  • Produits promotionnels dans le sac remis aux participants,
  • Messages sponsorisés sur le blog ou dans les emails de l’événement…

 

Concevoir ses offres de sponsoring

Une fois vos opportunités de visibilité décelées, il faut les organiser en différents niveaux de packages. Les niveaux sont généralement :

  1. les sponsors “Or” (un seul, et généralement avec un montant important),
  2. le niveau “Argent” (2 à 4 sponsors, avec un montant moyen),
  3. les sponsors “Bronze” (3 à 5 sponsors, avec un montant inférieur)
  4. les partenaires, qui peuvent être des dons en nature ou des partenariats médiatiques.

Vous pouvez bien sûr faire preuve de créativité avec les noms des packages et les appeler autrement.

Attention de ne pas proposer d’offres de sponsoring trop nombreuses, ou trop fournies. Privilégiez la simplicité, surtout si c’est votre premier événement. Créez 3 niveaux de sponsoring PLUS un niveau de sponsoring “en nature” (ce qui signifie que toute personne qui donne des produits jusqu’à un certain montant bénéficie des avantages de ce niveau).

Plus vous présenterez vos offres de façon claire et concise, plus les sponsors potentiels seront susceptibles d’en choisir une car ils ne seront pas submergés par la quantité de possibilités.

Les packages standards incluent le nom et le logo de l’entreprise sur les supports imprimés, des remerciements oraux lors de l’événement, une ou plusieurs entrées pour l’événement, et la possibilité de faire des mini-présentations tout au long de l’événement.

Si votre événement est aligné sur les objectifs d’un sponsor, celui-ci voudra être présent dans la salle et parler à la foule lors de l’événement, comme nous l’avons vu plus haut. Sachez que ce sont des opportunités très convoitées, assurez-vous donc de leur attribuer un prix conséquent en fonction de vos niveaux de sponsoring.

Essayez d’ajouter encore plus de valeur à vos packages en pensant à d’autres avantages. Vous avez-vous un compte Instagram important? Proposez de taguer publiquement le sponsor. Vous avez une longue liste de contacts mails? Offrez au sponsor un article à son sujet sur votre blog puis diffusez-le à votre liste.

N’oubliez pas de donner aux sponsors une visibilité non seulement pendant l’événement, mais aussi auprès du reste de votre communauté qui n’aura pas assisté à l’événement.

La plupart du temps, les organisateurs d’événements “débutants” ne disposent pas d’un dossier de sponsoring professionnel : ils se contentent de tendre la main, demander une contribution à un sponsor, obtenir un oui ou un non et de passer à autre chose.

Si vous voulez vraiment épater et convertir vos sponsors, je vous recommande vivement de créer une présentation PowerPoint ou Keynote qui montrera qui, quoi, quand, où, pourquoi et pourquoi ils devraient sponsoriser l’événement, en plus de vos différents packages.

 

4. Comment trouver des sponsors

Identifier des sponsors pertinents

Une fois vos offres établies, il faut vous demander quels genres d’entreprises pourraient être intéressées par le sponsoring de votre événement.

Recherchez des entreprises ayant la même cible d’audience que vous. Par exemple, si votre événement est destiné aux photographes, démarchez des laboratoires professionnels de tirage photo. Ils pourraient glisser des offres promotionnelles dans les sacs des participants, ou avoir un encart dans votre programme.

Vous saurez comment trouver des sponsors une fois que vous aurez compris cette logique.

Pensez à des sponsors que vos participants soutiendraient. Idéalement il faudrait que vos sponsors reflètent vos valeurs, et celles de votre public cible.

Par exemple, n’hésitez pas à souligner le fait que vous organisez un événement responsable si c’est le cas, et démarchez des sponsors mettant l’éco-responsabilité au coeur de leurs activités.

Attention, l’exclusivité est un argument de vente important pour les sponsors potentiels. Répartissez vos prospects par catégories, listez-les par ordre de priorité et contactez-les l’un après l’autre, une fois que vous êtes sûrs que les premiers ne sont pas intéressés. Quand vous les contactez, précisez bien qu’ils seront le seul acteur de leur secteur à sponsoriser votre événement.

Réfléchissez également en termes de taille d’entreprise. Inutile par exemple de démarcher Starbucks pour votre atelier de 20 personnes. Privilégiez également les marques ayant une forte présence en ligne, y compris les réseaux sociaux.

 

Trouver la bonne personne à contacter

Le meilleur moyen de trouver des sponsors est de commencer par vos relations existantes.

En effet, vous avez plus de chances d’obtenir un “oui” de la part de quelqu’un qui vous connaît et qui vous fait confiance, qu’une personne qui n’a jamais entendu parler de vous. Sortez-les pour un café ou un déjeuner, et parlez-leur un peu de votre idée. Souvent, la passion est un excellent moyen de vendre des produits. Les sponsors s’impliqueront d’autant plus s’ils entendent parler votre enthousiasme.

Il est souvent plus facile de commencer par des sponsorings en nature que par des contributions financières, mais si vous êtes prêts à demander de l’argent, essayez d’avoir déjà quelques sponsors de votre côté car tous les sponsors financiers vous demanderont qui d’autre sponsorise l’événement.

Essayez de trouver qui est le décideur avant d’approcher un gros sponsor. Il n’y a rien de pire que d’envoyer une demande de sponsoring à une adresse telle que “info@entreprise.com”. Sollicitez votre réseau, et demandez à vos contacts s’ils connaissent quelqu’un dans une entreprise en particulier, afin qu’ils vous introduisent.

 

5. Contacter les sponsors potentiels

La clé pour se faire sponsoriser, c’est de ne pas envoyer le dossier de sponsoring trop tôt ! Dans l’idéal, vous devez obtenir un appel téléphonique avant même que le sponsor potentiel ne sache ce que vous proposez. Vous évitez ainsi qu’il n’ouvre votre dossier de partenariat, examine les prix, puis refuse vos offres avant même que vous n’ayez pu lui en expliquer la pertinence.

Le but de leur parler au téléphone est qu’ils sentent que vous travaillez ensemble pour co-créer une expérience, en commençant à construire une relation plutôt que de simplement demander de l’argent. C’est la base pour savoir comment trouver des sponsors.

 

La demande de sponsoring

Dans votre premier e-mail à un sponsor potentiel, vous devez donc absolument lui parler de votre événement, mais aussi lui demander s’il dispose de 15 minutes pour discuter de la raison pour laquelle vous pensez qu’il serait un excellent sponsor. Vous vous assurez ainsi qu’il soit bien adapté à l’événement, en plus d’essayer de déceler son intérêt pour le projet.

Votre message doit être formulé de façon à susciter l’intérêt des sponsors. Ils ne vont s’intéresser à votre projet que si la cible est précise et clairement définie, et qu’elle présente un vrai intérêt de participer à l’événement.

Vous devez énoncer des raisons qui convaincront vos prospects, tout en mettant en avant les avantages mutuels.

Démontrez comment votre événement va mettre en avant leur marque et comment leur soutien contribuera à renforcer leur réputation vis à vis de leur public cible. Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises opérant au sein d’une communauté locale, qui a tendance à rester plus fidèle à une marque.

Partagez également des statistiques qui prouvent le succès de vos événements passés, ou qui indiquent au moins que votre événement est sur la bonne voie si c’est la première édition. Naturellement, les sponsors veulent s’associer à des événements à succès, car ils cherchent un retour sur investissement !

Pour soutenir votre argumentaire, créez un document PDF énonçant :

  • La mission de l’événement,
  • La cible de l’événement (données démographiques, intérêts, etc.),
  • Quels sujets ou thèmes seront enseignés / abordés lors de l’événement,
  • Pourquoi cet événement ne ressemble à aucun autre événement existant,
  • La date, l’heure, le lieu et tout autre détail pratique.

A noter que ces informations doivent également apparaitre sur le site internet de votre événement car elles seront utiles à tous ses acteurs.

L’objectif est que vos sponsors puissent comprendre rapidement la mission et les objectifs de l’événement, et qu’ils commencent à réfléchir à la façon dont leur entreprise peut s’intégrer au projet.

Vous pouvez également préciser que le sponsoring, en particulier pour les événements à but non lucratif, donne droit à une déduction fiscale. Cela peut faire pencher la balance en votre faveur !

Faites en sorte que ce premier email soit court et puisse être lu en moins de 3 minutes. Formulez bien la raison spécifique pour laquelle vous avez pensé à cette entreprise en tant que sponsor : leur marque correspond à votre vision, ou vous avez un public commun. Expliquez pourquoi vous seriez de bons partenaires plutôt que le simple fait que vous ayez besoin d’un sponsor.

 

Le pitch téléphonique

Une fois l’intérêt du sponsor potentiel piqué, vous avez programmé un appel téléphonique. Bravo !

Préparez bien votre pitch. Gardez près de vous une liste des raisons pour laquelle cette entreprise aurait tout intérêt à s’associer à votre événement, ainsi que les personas détaillant la cible de votre événement.

Commencez par demander à en savoir plus sur l’entreprise, ses objectifs et la façon dont votre événement pourrait potentiellement aider à résoudre certains de ces objectifs.

Vous pouvez demander clairement ce qu’ils seraient intéressés de sponsoriser afin de créer soit des offres personnalisées, soit de rajouter ces offres à votre dossier de sponsoring afin de les proposer à d’autres sponsors.

 

L’envoi du dossier de sponsoring

Si votre prospect est intéressé, vous pouvez lui envoyer le dossier de sponsoring.

Ne le laissez pas simplement choisir un package : conseillez-le en faisant référence à ce dont vous avez parlé pendant votre appel téléphonique.

“Je pense que, parce que vous êtes une marque nationale et que vous souhaitez rentrer en contact rapproché avec certains de nos participants, le package XXX devrait être la meilleure solution pour vous cette année.”

 

Les relances

N’hésitez pas à relancer vos prospects. Faites un suivi une semaine après l’envoi initial, puis une semaine après le deuxième suivi. Si vous n’avez toujours pas de réponse, passez au prochain sponsor sur la liste.

Si un prospect vous répond qu’il n’est pas intéressé, ne vous découragez pas et faites des efforts pour entretenir la relation. Vous ne savez jamais ce dont cette entreprise pourrait avoir besoin dans un an ou deux ! Remerciez votre contact pour son temps et continuez à le tenir au courant des progrès de votre événement. Parfois, un sponsoring n’est décroché qu’au bout d’un certain temps de relation.

De la même façon, si vous obtenez des sponsorings, n’oubliez pas vos sponsors une fois l’événement terminé ! Vous devez traiter vos sponsors comme des personnes. Envoyez-leur un petit cadeau, offrez-leur un café pour leur demander leur retour d’expérience en tant que sponsor, et soyez ouvert à toute critique constructive. N’oubliez pas de leur demander de sponsoriser votre événement l’année suivante !

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Pour finir …

L’essentiel à retenir pour savoir comment trouver des sponsors est qu’il ne faut pas les considérer comme une simple source d’argent, mais comme de véritables partenaires stratégiques, garants de la crédibilité de votre événement. Trouver des sponsors est un travail à long terme, qu’il faut commencer suffisamment tôt pour laisser le temps à vos relations de mûrir jusqu’à ce qu’elles soient prêtes à déboucher sur de vrais partenariats.

A vous ! Avez-vous déjà collaboré avec un sponsor? Si oui, parlez-nous de votre expérience dans les commentaires ci-dessous ⬇️

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