Organisation

Comment Créer un Plan d’Urgence pour votre Événement

May 31, 2019

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Météo, problèmes techniques, no shows, commandes erronées… Vous n’avez pas de plan d’urgence pour votre événement ? Pourtant plus d’une chose pourrait venir le compromettre !

 

On pourrait être superstitieux et penser que prévoir un plan B pour tous les scénarios catastrophe d’un événement va forcément engendrer des problèmes. Mais dans l’événementiel, mieux vaut prévenir que guérir !

S’il arrive quoi que ce soit pendant votre événement, et que vous n’avez pas pensé au préalable à des solutions pour régler ce problème rapidement, vous risquez des pertes financières importantes, une chute de crédibilité vis à vis des personnes présentes, ainsi que le mécontentement de vos collaborateurs.

Alors, prévoyez le pire et créez le plan d’urgence de votre événement !

En préparant un plan d’urgence en amont de l’événement, vous vous assurez que tous les membres de votre équipe puissent se référer à un document unique, et sachent comment réagir pour rectifier une situation problématique le plus rapidement et le mieux possible.

Vous serez également plus serein lors de votre événement ! Parés à toute éventualité, vous saurez comment vous adapter à n’importe quelle situation, réduisant ainsi votre stress. Vous dormirez aussi mieux la veille de l’événement, et ça, ce n’est pas un luxe !

Approfondissez votre plan d’urgence au fur et à mesure que vous organisez des événements – en attendant, vous trouverez ci-dessous une liste des scénarios les plus fréquents, ainsi que quelques conseils généraux pour éviter le pire.

 

1. Les problèmes liés aux intervenants

Ils pourraient ne pas se présenter du tout, soit à cause d’un problème de transport, ou bien pour une raison personnelle.
Ayez toujours un moyen de joindre vos intervenants. Citez dans leur contrat les conséquences d’un “no show” (absence). Prévoyez assez d’avance au niveau des transports afin de pallier à tout problème. Familiarisez-vous avec les réseaux de transport afin de trouver une alternative rapide si besoin.

Pendant sa présentation, un intervenant pourrait dévier du programme prévu initialement et évoquer un autre sujet, ou bien promouvoir quelque chose qui n’était pas autorisé.
Citez bien dans son contrat ce dont l’intervenant doit et ne doit pas parler pendant sa présentation. Vous voulez éviter qu’il ait un discours trop commercial et promotionnel vis-à-vis de son activité, ou d’un de vos concurrents par exemple. Précisez dans votre plan d’urgence à partir de quel moment vous devez intervenir si il dépasse les bornes. Vous pouvez mettre en place un système pour discrètement faire passer un mot à l’intervenant pendant sa présentation, afin de ne pas perturber l’audience.

Ils pourraient parler trop longtemps pendant leur présentation, et dépasser par rapport au temps prévu, faisant ainsi prendre du retard à tout votre programme.
Encore une fois, signalez dans leur contrat le temps qui sera alloué à chaque présentation. Pour les aider, vous pouvez demander à un membre de votre équipe de chronométrer leur session, et de faire un signe lorsqu’il leur restera cinq minutes par exemple, ainsi qu’à la fin de la présentation. Si toutefois l’intervenant venait à ne pas interrompre son discours, vous devrez adapter votre programme en temps réel afin que l’ensemble de l’événement reste sur ses rails.

 

2. Les problèmes liés à la météo

Grand classique des scénarios catastrophe, une mauvaise météo ! Si vous avez prévu tout ou partie d’un événement en extérieur, il est plus que probable que vous soyez embêtés par la météo.
Il faut absolument prévoir un abri de repli, soit mobile comme une tente par exemple, ou bien une salle intérieure où vous pourrez vous replier en cas de pluie. A inclure obligatoirement dans le plan d’urgence de votre événement !

Une mauvaise météo est également susceptible d’endommager le lieu de votre événement, ou de le rendre inaccessible.
Vous ne pouvez bien sûr réserver un lieu alternatif en avance pour pallier à un éventuel problème par rapport à votre lieu initial. Mais il faut que vous discutiez avec votre lieu de réception des possibles implications d’une impossibilité d’utiliser le lieu à la dernière minute. Ont-ils des partenaires susceptibles de prendre en charge votre événement ? Quelles sont les clauses en cas de non-engagement du contrat de leur part ? Serez-vous intégralement remboursé même si le problème ne vient pas d’eux ?

 

3. Les problèmes liés aux participants

Certains participants pourraient ne pas se présenter à l’événement, par souci de transport ou pour raison personnelle.
Comme pour les intervenants, signalez aux participants les conséquences d’un “no show”. Dans quels cas les rembourserez-vous, ou non ? Que pouvez-vous faire pour limiter les no show ? S’il s’agit d’un problème de transport, pourrez-vous les aider ?

L’événement pourrait être “overbooké” (trop de participants par rapport à la capacité du lieu par exemple), ou vous vous êtes trompé dans les réservations.
Pouvez-vous augmenter la capacité du lieu à la dernière minute ? Si vous devez refuser les gens à l’entrée, demandez-vous comment vous allez pouvoir gérer leur déception, et les dédommager.

Au contraire, l’événement pourrait être en sous-effectif.
Vous n’avez pas vendu assez de places, ou il y a trop de “no shows” ? Comment pouvez-vous attirer plus de monde à la dernière minute, ou déplacer les participants dans un lieu de réception plus petit ?

Il pourrait y avoir trop d’attente au bureau d’enregistrement de votre événement, dû au fait que tous les participants se présentent en même temps.
Comment allez-vous enregistrer tout le monde rapidement tout en évitant les plaintes? Pensez à différents systèmes comme des pré-ventes en ligne, l’envoi de billets par voie postale, les billets dématérialisés, différents lieux où récupérer ses billets (par exemple chez vos partenaires ou prestataires)… Prévoyez du staff au niveau du bureau d’enregistrement afin de répondre aux questions, et de diriger au mieux les participants.

Des participants pourraient avoir un comportement dérangeant, voire perturbateur.
Prévoyez un ou plusieurs agents de sécurité, selon la taille de votre événement, pour gérer toute situation dérangeante ou dangereuse.

Ils pourraient se perdre en venant à l’événement, ou même au sein de l’événement lui-même.
Mettez en place un système de signalisation efficace. A l’extérieur, pensez à tous les chemins que les participants pourraient emprunter pour se rendre à l’événement. A l’intérieur, signalez toutes les zones importantes comme le bureau d’enregistrement, les différentes salles, les toilettes…

Ils pourraient être en retard, compromettant ainsi le bon déroulé de votre programme.
Communiquez bien les horaires en amont de l’événement et affichez-les à plusieurs endroits stratégiques, comme les portes des salles de l’événement, ou même les toilettes ! N’oubliez pas de les mettre à jour en temps réel sur tous vos supports digitaux (site internet, application mobile, réseaux sociaux…).

 

4. Les problèmes techniques

Certains outils, comme les micros, ordinateurs, talkie walkies… pourraient tomber en panne pendant l’événement.
Prévoyez suffisamment de matériel pour remplacer les items défectueux pendant l’événement. Pensez à prendre des piles de rechange. Si possible, prévoyez d’embaucher un référent technique sur l’événement afin de pallier à tout problème que vous ne pourriez résoudre (comme une incompatibilité des présentations par exemple).

Le WiFi pourrait ne pas fonctionner, tomber en panne ou être saturé.
Pensez à tout ce qui pourrait se passer si vous ne pouviez pas accéder et/ou donner accès à internet pendant l’événement. Comment pourrez-vous enregistrer les participants, accéder aux présentations, et prendre des paiements ?

Il pourrait y avoir une coupure de courant pendant l’événement.
Tout tomberait alors en panne: internet, le matériel audiovisuel, l’éclairage, les cuisines, les portes électriques, les escalators et ascenseurs… Vous pourriez prévoir un générateur selon l’ampleur de votre événement.

Le chauffage ou la climatisation pourraient ne pas fonctionner.
Prévoyez des options alternatives de chauffage et/ou de climatisation.

Il pourrait y avoir un problème avec les sanitaires.
Les toilettes sont un élément très important de tout événement. S’ils ne sont pas accessibles, qu’ils débordent ou que les chasses d’eau ne fonctionnent pas, cela peut devenir vraiment problématique. Voyez avec votre lieu de réception si vous pouvez rediriger vos invités ailleurs en cas de problème. Gardez sur vous le numéro d’un plombier d’urgence.

Il pourrait y avoir un accident majeur, comme un acte terroriste, ou un incendie.
Plus vous accueillez un nombre de personnes important, plus votre plan de sécurité doit être abouti. Issues de secours, équipement d’urgence (défibrillateur, extincteur, trousse de premiers secours…) points de rassemblement, système incendie, numéros d’urgence, pompiers prévenus… Le Guide des Bonnes Pratiques de Sécurisation d’un Événement de Voie Publique, publié par le Ministère de l’Intérieur, pourra vous être utile.

 

5. Les problèmes liés aux prestataires

Un prestataire pourrait se désister.
Signalez bien les conséquences d’un désistement dans vos contrats avec vos prestataires. Gardez une liste de prestataires “de secours” dans votre plan d’urgence afin de les contacter rapidement en cas de problème.

Il pourrait s’être trompé dans sa livraison, ou vous pourriez vous être trompé dans vos commandes.
Assurez-vous que les livraisons soient effectuées assez en avance pour avoir le temps de réagir en cas d’imprévu. Discutez avec vos prestataires des limites de changement du nombre de commandes, et jusqu’à combien de temps avant l’événement vous pouvez les modifier.

Il pourrait y avoir un problème de transport.
Sera-t-il possible pour vous d’aller récupérer vos commandes si le prestataire a un problème de transport ?

 

6. Les problèmes liés au staff

Un membre de votre équipe pourrait ne pas se présenter, ou être en retard, soit par souci de transport, ou problème personnel.
Idéalement organisez votre équipe par pair, de façon à ce qu’une personne puisse prendre la relève de son partenaire s’il s’avérait que celui-ci avait un problème.

 

7. Les problèmes liés à la communication

Vous pourriez recevoir une mauvaise presse en amont de l’événement, par exemple sur les réseaux sociaux.
Soyez actif dans votre veille et restez au courant de la presse concernant votre événement. Qu’elle soit positive ou négative, modérez les commentaires et travaillez toujours à donner une image positive de votre événement !

 

Pour finir…

Pas de panique ! Bien qu’il semble qu’il puisse y avoir beaucoup de problèmes lors d’un événement, la plupart se déroulent sans difficulté majeure. Cependant, se préparer à toute éventualité avec un plan d’urgence pour votre événement signifie que vous garderez le contrôle si quelque chose venait à se produire.

 

Racontez-nous comment vous avez contourné un problème pendant votre événement dans les commentaires ci-dessous ! ⬇️

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