Concept

Construire le Budget Prévisionnel d’un Événement

Jun 17, 2019

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On peut rapidement se retrouver dans le rouge lorsqu’on organise un événement. Découvrez comment construire un budget prévisionnel pour votre événement afin de garder le contrôle !

 

Vous avez commencé à lister les dépenses engendrées par votre événement, et vous rendez compte que celui-ci va coûter beaucoup plus cher que prévu.

Vous êtes en train de de dépasser votre budget, ou pire, vous n’allez pas rentrer dans vos frais.

Pour rectifier le tir, vous décidez d’augmenter le prix des billets à la dernière minute, et d’annuler certains éléments clé de votre événement.

Mais en réagissant de la sorte, vous compromettez votre légitimité et votre crédibilité, et vous risquez de rencontrer de graves problèmes financiers !

Comment éviter cette situation à l’avenir ?

La meilleure façon d’organiser un événement en rentrant dans ses frais, voire en générant des revenus, c’est de commencer par établir un budget prévisionnel.

Le budget prévisionnel est un véritable outil stratégique qui vous permettra non seulement de déterminer si votre événement est réalisable et d’estimer son coût total, mais aussi de calculer votre seuil de rentabilité (le nombre d’entrées ou de sponsorings que vous devrez vendre pour rentrer dans vos frais), et de suivre en temps réel la santé financière de votre événement afin de faciliter la prise de décision.

N’hésitez pas à télécharger notre modèle de budget prévisionnel afin de commencer à lister vos sources de revenus et vos dépenses !

Vous vous demandez comment organiser votre événement en toute sérénité ? Dans cet article nous vous donnons le processus exact à suivre afin de construire le budget prévisionnel de votre événement.

Au programme :

  1. Déterminez les objectifs de l’événement
  2. Établissez le programme préliminaire de votre événement
  3. Estimez les revenus de l’événement
  4. Listez et identifiez toutes les dépenses
  5. Ajustez votre budget en temps réel
  6. Estimez le capital de départ requis
  7. Comprenez les flux de trésorerie

 

1. Déterminez les objectifs de l’événement

Commencez par travailler sur votre stratégie événementielle en établissant les objectifs de votre événement.

Pourquoi organisez-vous un événement ? Qu’espérez-vous obtenir en échange de cet événement ?

Visez-vous un retour sur investissement financier immédiat, ou bien à long terme ?

En définissant des objectifs dès le début, vous aurez une idée claire de vos priorités et de ce à quoi vos participants peuvent s’attendre.

 

2. Établissez le programme préliminaire de votre événement pour construire votre budget prévisionnel

Une fois vos objectifs clarifiés, vous devez réaliser une ébauche du programme de votre événement.

Combien d’heures / de jours va-t-il durer ? Quels seront ses moments forts ? Combien de pauses “repas” ou “café” offrirez-vous ?

C’est une étape importante, car votre budget va dépendre directement de ce programme.

 

3. Prenez en compte les sources de revenus de l’événement

Un budget prévisionnel sert donc à estimer et calculer les dépenses liées à l’organisation d’un événement, mais également à prédire les rentrées d’argent qui aideront à rentrer dans vos frais, voire à générer des bénéfices.

La vente de billets d’entrée est en général la principale source de revenus d’un événement. Votre budget prévisionnel vous servira à estimer votre seuil de rentabilité, c’est à dire combien de billets vous devez vendre afin de rentrer dans vos frais. Chaque billet supplémentaire vendu représentera un bénéfice.

Les sponsors représentent également une source de revenus, qu’il s’agisse de dons financiers ou en nature (dont vous devrez donc estimer la valeur financière).

Si vous avez des exposants, la vente d’emplacements et de services associés doit être comptabilisée.

Enfin, selon le type d’événement que vous organisez, il est possible que vous receviez des fonds publics qui devront également être pris en compte.

Il est également possible de considérer les revenus liés à la vente de marchandises, ou de nourriture et boissons, ainsi que la vente de billets pour des événements connexes (dîners de gala, événements networking…)

Surtout, soyez réalistes, et ne surestimez pas les revenus!

Si votre événement n’inclut aucune des sources de revenus ci-dessus, c’est que vous le financez entièrement vous-même. Vous devez donc, en amont de son organisation, bien établir les objectifs de cet événement et quel devra être votre retour sur investissement (ROI).

Le ROI ne sera pas forcément immédiat : par exemple, vous pourriez organiser une conférence afin d’éduquer votre audience sur votre sujet de prédilection, et compter sur cet événement pour augmenter vos ventes une fois qu’il sera terminé.

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4. Identifiez et listez toutes les dépenses prévues

Examinez tous les domaines de votre événement, à commencer par la location du lieu, les frais liés aux intervenants, et le divertissement. Chaque élément de votre événement doit être listé pour que son prix soit estimé et surtout pour ne pas l’oublier au cours de votre planification !

Vous l’aurez compris, votre budget prévisionnel servira aussi de check-list principale pour l’organisation de votre événement.

Une fois toutes les dépenses listées, et réparties par catégories, choisissez trois priorités (par exemple : la nourriture, le lieu, l’audio-visuel) et demandez des devis auprès d’au moins deux prestataires par poste.

Pour estimer le reste, faites simplement une recherche Google et ajustez les quantités au besoin, ou supprimez-les complètement si cela compromet votre budget.

 

La base d’un budget prévisionnel, c’est que celui-ci se base sur le calcul des frais fixes, qui ne changeront pas quel que soit le nombre de participants (par exemple : location de salle, équipement audiovisuel, marketing, espaces de bureau, salaires), et le calcul des frais variables, qui évolueront nécessairement selon le nombre de personnes présentes à l’événement (frais de restauration, d’impression, frais de paiements…).

Vous devez bien comprendre ce que vous pouvez et ne pouvez pas vous permettre de dépenser par personne.

Si dégager un bénéfice est un objectif important de votre événement, n’hésitez pas à inclure ce montant dans les dépenses liées à l’événement.

 

Ensuite, simulez différents scénarios pour bien comprendre la façon dont fonctionnent vos coûts fixes et variables. Cela vous aidera à déterminer la marge de contribution de l’événement, c’est à dire le montant qui sera alloué aux coûts fixes une fois les coûts variables satisfaits.

  • Simulez une situation pessimiste. Par exemple, si vous n’avez pas obtenu de sponsors, combien de tickets devrez-vous vendre pour faire un profit ? Arriverez-vous vraiment à vendre autant de billets ?
  • Si votre événement est une réédition, basez-vous sur vos revenus générés précédemment. Si vous réalisez les mêmes ventes cette année, serez-vous rentables ?
  • Quels sont vos objectifs en termes de revenus (vente de billets, de stands, sponsorings) ? Si vous atteignez 100% de vos objectifs, quelle sera votre situation financière?

 

5. Ajustez le budget prévisionnel de votre événement en temps réel

Gardez une trace de tout ce que vous dépensez pour l’événement, dès le début. Votre budget doit être à portée de main et mis à jour quotidiennement pour être contrôlé et respecté en temps réel.

A côté de vos chiffres estimés, ajoutez vos frais réels une fois que ceux-ci ont été confirmés et payés. Une fois le budget clôturé vous pourrez vous rendre compte de la justesse (ou non) de votre estimation !

Si au fur et à mesure de votre planification vous ajoutez des éléments, assurez-vous que ces dépenses supplémentaires ont un véritable but car elles impacteront nécessairement votre budget. Si vous dépensez trop dans un domaine, vous devez essayer de réduire les frais dans une catégorie moins prioritaire.

Pour pallier à ces dépenses imprévues, vous pouvez également compter un petit coussin financier dans votre budget prévisionnel afin de limiter leur impact. Il peut s’agir d’un montant fixe, ou bien d’un pourcentage du budget total de l’événement (en général, 1 à 25%).

Ce montant peut faire partie du plan d’urgence de votre événement, élément indispensable de votre organisation pour pallier aux problèmes de dernière minute, dont des dépenses imprévues.

 

6. Estimez le capital de départ requis

Maintenant que vous savez exactement combien votre événement va coûter, il faut que vous sachiez de combien d’argent vous avez besoin pour commencer à le planifier concrètement. C’est la base de votre trésorerie, le capital requis pour lancer votre projet.

Vous devrez également savoir quels seront les moments clé pour injecter de l’argent dans l’événement : avant, pendant, et après.

Une fois ces données identifiées, vous devez vous demander comment trouver cet argent.

Est-ce un investissement personnel ? Un prêt / un emprunt bancaire ? Allez-vous faire appel à des investisseurs ?

 

7. Comprenez les flux de trésorerie au sein du budget prévisionnel de votre événement

Vous serez sans doute confrontés à la situation où il y a du retard dans l’obtention de vos paiements et le moment où vous devez vous-même payer vos prestataires (c’est ce qu’on appelle le manque de liquidités).

Pour éviter cela un maximum, optimisez les flux de trésorerie en identifiant le plus justement possible les moments où vous devrez recevoir de l’argent afin de pouvoir payer vos prestataires en temps et en heure :

  • Ouvrez les inscriptions dès que possible pour commencer à générer des revenus
  • Privilégiez les paiements par carte ou Paypal et évitez les paiements par virement bancaire, chèque ou sur place
  • Mettez-vous d’accord sur un échéancier de paiements avec vos sponsors et exposants afin que leur argent arrive à intervalles réguliers avant l’événement
  • Établissez des conditions de paiement à court terme pour les paiements qui vous sont dus, et négociez un rallongement des conditions de paiement pour les paiements que vous devez.

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Pour finir…

N’organisez pas vos événements à l’aveugle. Prenez le temps qu’il faut pour construire un budget prévisionnel solide et réaliste, avant même de débuter les phases d’organisation et de promotion.

Vous gagnerez en confiance et en sérénité, et aurez un vrai compagnon de route à vos côtés afin de surveiller en temps réel que tout se déroule comme prévu. Vous pourrez facilement gérer les imprévus et même générer des bénéfices de votre événement.

 

Expliquez-nous comment vous gérez le budget de vos événements et si vous avez des conseils supplémentaires à ce sujet ! ⬇️

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