Promotion

5 Étapes pour Créer le Plan de Communication de son Événement

Jun 27, 2019

< RETOUR AU BLOG

Le plan de communication d’un événement est une étape essentielle et non-négligeable de son entière organisation. Voici 5 étapes pour créer un plan de communication percutant et efficace.

 

Vous pouvez organiser l’événement le plus incroyable du monde, sans participants, ce sera un échec cuisant.

Comment pouvez-vous vous assurer d’attirer des participants à votre événement, même avec un petit budget marketing ?

En construisant, dès le début de l’organisation de votre événement, un solide plan de communication pour :

  • Toucher plus de personnes susceptibles de participer par votre événement
  • Piquer leur curiosité et les inviter à s’y intéresser
  • Construire une relation de confiance avec ces prospects et les convaincre de s’inscrire
  • Poursuivre la conversation pendant et après l’événement pour les inciter à revenir

Au programme :

  1. Créez une stratégie solide
  2. Créez un site web et une page d’inscriptions optimisés pour les conversions
  3. Choisissez vos canaux de distribution
  4. Testez, mesurez, ajustez
  5. Créez votre plan de communication

 

1. Créez une stratégie solide

Toute comme la stratégie globale de votre événement, vous ne pouvez pas vous lancer dans sa promotion sans avoir réfléchi au préalable à un plan d’action.

Les idées les plus efficaces seront toujours celles qui auront été pensées avec votre cible en tête. Même à la dernière minute, vous devez savoir où concentrer votre temps et votre énergie pour ne pas vous éparpiller et obtenir les meilleurs résultats.

 

Apprenez à connaître votre audience pour créer du contenu personnalisé, en accord avec ses attentes.

Créez des avatars de vos participants idéaux et pensez à leurs motivations de participer à votre événement. Quelles sont leurs peurs, quels sont leurs objectifs, quels sont leurs problèmes ?

Une fois vos personas définis, recherchez là où ces personnes passent du temps. Quels journaux ou magazines lisent-ils, sur quels réseaux sociaux sont-ils le plus actifs, où font-ils leurs courses, quels restaurants fréquentent-ils… ?

Gardez ces avatars en tête durant toute la promotion de votre événement, ils vous guideront durant toute votre période de promotion.

 

Définissez bien votre offre pour communiquer sa valeur

Soyez clair sur les raisons d’exister de vos événement. Quels problèmes va-t-il résoudre ? A quels besoins va-t-il répondre ?

Sachez articuler ses bénéfices, et la valeur de ce que vous proposez : que va apporter votre événement à ses participants.

 

Définissez plusieurs stratégies de prix

Le prix est un des facteurs les plus importants pris en compte dans la décision de participer à un événement. A travers certaines stratégies, votre prix peut devenir plus attractif, et ainsi influencer la décision d’achat :

  • Inscriptions anticipées (early bird). Les offres limitées dans le temps sont très efficaces pour augmenter le nombre d’inscriptions. Attention, ne permettez aucune extension : cela tend à dévaluer votre événement et encourage le prospect à attendre davantage avant de passer à l’achat.
  • Pénalités. Vous pouvez utiliser la psychologie inversée et proposer un billet standard, puis un tarif d’inscription “tardive”. Cela peut également encourager les gens s’inscrire plus rapidement.
  • Nombre limité. Au lieu d’établir une date limite, vous pouvez fonctionner en termes de nombre de tickets ou de places limitées par catégorie de prix. Cela renforce le sentiment d’urgence aux participants.
  • Tickets VIP. Même si vous ne comptez pas vendre beaucoup de billets VIP, il est très stratégique de proposer une catégorie de billet plus onéreuse, afin de rendre les autres billets plus attrayants et stimuler la vente de billets pour votre événement.

 

Définissez le budget de votre marketing

Si vous avez bien travaillé le budget global de votre événement, vous devriez savoir combien vous pouvez allouer à votre budget marketing. Si vous avez dépassé le budget dans d’autres catégories de dépenses, décidez combien vous pouvez utiliser, et si vous pouvez réduire d’autres postes au profit de votre promotion.

En général, on alloue 20% du montant total du budget au marketing.

 

Unifiez votre marque

Il est important que votre image soit cohérente et que tous les éléments liés à votre événement soit cohésifs pour renforcer son positionnement et rendre votre marketing plus percutant. Pour cela vous pouvez créer non seulement une charte graphique pour votre événement, mais également définir sa ligne éditoriale, c’est à dire le ton qui sera employé dans vos messages, le type de langage, les abréviations, la ponctuation… Le but est de conférer une véritable personnalité à votre événement.

 

2. Créez un site web et une page d’inscriptions optimisés pour les conversions

Le site web est la vitrine de l’événement, et le point de convergence de toutes ses informations. Je vous invite à vous référer à cet article sur le sujet afin de savoir ce qu’il doit inclure : Que Doit Inclure le Site Internet de votre Événement ?

Votre page d’inscriptions doit être particulièrement optimisée pour convertir les visiteurs en participants.

Voici quelques conseils :

  • Permettez l’inscription via l’identification par réseau social
  • Activez le remplissage automatique des formulaires
  • Selon votre événement, facilitez les inscriptions groupées
  • Invitez à partager l’événement sur la page de confirmation
  • Offrez plusieurs types de moyens de paiement
  • Activez un chat pour répondre plus facilement aux questions des visiteurs
  • Couvrez-vous bien en termes de cybersécurité et protégez vos données.

 

3. Choisissez vos canaux de distribution

Il existe une multitude d’outils de communication mais vous ne devez pas nécessairement tous les utiliser : choisissez les canaux les plus adaptés à votre cible, et préférez en utiliser peu que vous maîtrisez à 100%, plutôt que 10 que vous ne maitrisez pas intégralement.

 

Le marketing de contenu

Le marketing de contenu est une approche axée sur la création et la distribution de contenu pertinent, cohérent et apportant de la valeur à votre cible, afin de l’attirer et de la fidéliser. Les formats sont en général le blog, les vidéos, les webinars ou les podcasts.

C’est une stratégie qui demande du temps pour fonctionner, car elle est centrée sur la construction de relations et l’acquisition de la confiance des clients.

N’utilisez cette stratégie que si vous disposez d’au moins 3 moins devant vous. Si vous investissez du temps dans la création de contenu pour votre audience cible, vous serez remarqué et les gens voudront en savoir plus sur votre événement. Cela augmentera également les résultats de recherche organiques autour de votre événement et vous donnera du contenu à promouvoir via vos réseaux sociaux.

 

L’email marketing

Il est très important que vous ayez une bonne stratégie en place pour récolter le plus d’adresses mail possible. En ayant à votre disposition une audience “chaude”, c’est à dire déjà intéressée, vous augmentez vos chances de les convertir en participants.

  • Dès que vous décidez d’organiser un événement, affichez une page de réservation avec un formulaire de capture d’e-mail pour commencer à collecter les détails des participants potentiels intéressés.
  • Créez un ou plusieurs “lead magnets” pour recueillir plus de courriels de prospects.
  • Assurez-vous que votre liste est conforme au RGPD et que votre public a confirmé qu’il souhaitait que ses données soient conservées par vous, selon des critères spécifiques, comme indiqué dans votre politique de confidentialité.
  • Créez une séquence email. Il est primordial d’avoir des courriels de promotion soigneusement conçus pour annoncer votre nouvel événement à intervalles réguliers. Pensez au processus de vente AIDA (Attention, Intérêt, Désir, Action) et formulez vos emails selon ces différentes phases.
  • Utilisez le mail pour relancer les paniers abandonnés. Chaque fois qu’une page d’inscription a enregistré une adresse e-mail sur un formulaire partiellement complété, envoyez un e-mail pour les inciter à terminer la réservation.

 

Voici quelques conseils pour écrire des emails efficaces :

  • Utilisez les personas que vous avez développées pour guider votre rédaction et vous assurer que votre message est optimisé pour le public ciblé. Si vous imaginez que vous vous adressez à une personne réelle, votre message n’en sera que plus impactant.
  • Gardez un format court afin qu’il ne soit pas trop encombré. Si nécessaire, divisez-le en plusieurs courriels plus petits pour le rendre plus percutant et adaptez les sujets d’email afin qu’ils soient plus précis.
  • Un modèle simple est plus susceptible de passer les filtres de courrier indésirable. Il vous fera gagner du temps sur vos tests de différents clients de messagerie et fonctionnera mieux sur mobile. Il faut que votre mail apparaisse exactement comme vous l’avez conçu.
  • Un pourcentage considérable de votre audience vérifiera ses mails depuis leurs smartphones. Assurez-vous que le modèle que vous utilisez est responsive (adapté aux appareils mobiles) et testez-le.
  • La plupart des gens décident si votre mail doit être ouvert en fonction de son objet. Vous devez donc vous concentrer un maximum sur cet élément, en essayant deux ou trois variantes. La plupart des outils de mailing vous permettent de tester différents éléments sur un petit segment, puis de mettre en œuvre les résultats les plus performants pour les envoyer au reste de votre liste.
  • Le timing de votre email est important pour optimiser le taux d’ouverture. L’e-mail ne générera pas de conversions si personne ne l’ouvre.
  • L’appel à l’action d’un e-mail d’événement est le plus souvent : «Inscrivez-vous maintenant», mais si vous réalisez une série et une campagne marketing, il peut s’agir de «en savoir plus». Faites preuve de créativité et voyez quels formulations offrent les meilleurs résultats.

 

Les réseaux sociaux

Encore une fois, vous n’avez pas besoin d’être présents sur TOUS les réseaux sociaux. Choisissez les plateformes qui sont le plus susceptibles de toucher votre cible.

N’utilisez jamais les réseaux sociaux simplement pour diffuser des messages de vente. Ce n’est pas une stratégie efficace. Au contraire, travaillez sur la curation de contenus intéressants et pertinents pour votre cible, et construisez votre audience de manière organique à travers des conversations et des interactions.

Vidéos, live streamings, témoignages, citations, photos, histoires, statistiques… il existe de nombreux formats de contenus pour diffuser votre message et engager votre audience de manière efficace.

 

Campagnes de publicités

Les réseaux sociaux vous permettent de toucher une cible précise en diffusant des campagnes de publicité. La plupart permettent même de réaliser des tests en choisissant des variantes d’images et de textes afin d’optimiser les résultats. Vous pouvez également intégrer le pixel Facebook à votre site web afin de redistribuer une publicité à chaque personne qui aura visité votre site internet.

Vous pouvez également placer vos annonces sur des sites internet qui partagent les mêmes mots clés que ceux que vous utilisez pour votre événement. C’est ce qu’on appelle le PPC (Pay per Click), qui se configure via Adwords.

 

Print & Affichage

Malgré le développement du digital, le print reste un puissant outil marketing qui a le potentiel d’attirer de nouveaux prospects, quand sa stratégie est bien optimisée. Le print comprend à la fois les affichages sur panneaux publicitaires, la diffusion de supports imprimés tels que flyers, affiches et courriers postaux, et la publicité dans les magazines et journaux.

Les panneaux d’affichage de grande taille et bien placés peuvent être coûteux (en particulier dans les emplacements les plus fréquentés). Mais ils seront incroyablement efficaces si votre événement veut attirer un large public. Faites vos recherches sur les zones les plus fréquentées par votre cible, y compris les événements locaux. Faites en sorte que votre design soit percutant, en particulier s’ils est en concurrence directe avec d’autres publicités, ou bien trouvez un endroit où votre affichage sera seul!

Prenez en compte l’affichage sur les transports publics. En connaissant leur itinéraire, vous pouvez sélectionner les lignes qui toucheront la majorité de votre public cible. Il n’y souvent qu’une seule publicité à l’extérieur d’un bus, d’un métro ou d’un tram. La concurrence est donc minimale. Lorsqu’ils se déplacent avec votre publicité, cela procure un rappel régulier de votre événement à votre cible.

Rechercher les autres événements auxquels votre cible est susceptible de participer et tentez de négocier d’insérer des flyers dans les sacs destinés aux participants, ou de les placer sur les tables d’inscriptions. Vous pouvez également placer des tracts dans des endroits stratégiques, tels que le lieu de votre événement, les centres d’informations touristiques et les centres de transport.

N’oubliez pas que les supports imprimés génèrent une empreinte carbone importante. Pour que votre événement soit le plus éco-responsable possible, choisissez des matériaux recyclables et optimisez bien vos quantités pour limiter le gaspillage.

 

Influenceurs

Les influenceurs sont des personnes plus ou moins célèbres, et surtout très actives sur les réseaux sociaux, et qui utilisent leur popularité ou la taille de leur audience pour amplifier le message de votre événement. En étant soutenu par des influenceurs, vous augmentez la portée de votre promotion, tout en bénéficiant de la confiance que ces audiences accordent aux influenceurs qu’ils suivent.

  • Identifiez les influenceurs qui ont une véritable affinité avec votre événement.
  • Assurez-vous qu’ils ont la liberté de créer du contenu authentique. Evitez de leur donner trop d’instructions concernant les messages, les images et le ton que vous souhaitez qu’ils utilisent, car cela peut être détecté par leurs abonnés et diminuer la crédibilité du message.
  • Écoutez leurs conseils et leurs réflexions sur ce qui résonnera le mieux avec leur public et soyez prêt à prendre des risques pour ce qu’ils suggèrent.
  • Au lieu de travailler avec une célébrité comptant des centaines de milliers d’adeptes, il peut s’avérer plus rentable de travailler avec un certain nombre d’influenceurs hyper-ciblés avec des milliers, voire des dizaines de milliers, d’adeptes.

 

Relations presse

Pour obtenir une bonne couverture presse, notifiez les médias et les publications spécialisées dans votre industrie. Donnez-leur une raison pour laquelle votre événement mérite d’être mentionné dans leurs médias. Si vous avez une connexion locale, mentionnez-la aussi. Cherchez à établir une relation avec les journalistes. Ils seront plus susceptibles de répondre favorablement à votre demande et de vous contacter pour plus de détails.

 

Le marketing experientiel

Et pourquoi pas un événement pour promouvoir votre événement ? Une bonne activation va attirer l’attention de la population et des participants potentiels que vous souhaitez pour votre événement, et leur donner un bon aperçu de ce à quoi ils peuvent s’attendre.

 

Bouche à oreille / ambassadeurs

Encouragez les gens à communiquer avec votre marque et à partager votre contenu en leur facilitant la tâche : fournissez des liens, et des images de promotion, et donnez-leur des informations pour qu’ils puissent vous aider.

Combien de mails envoyez-vous par jour? Tous vos correspondants sont susceptibles de partager votre événement. Mettez donc un descriptif et un lien pour votre événement dans votre signature mail, et laissez-les s’occuper de promouvoir votre événement pour vous !

Enfin, les témoignages et les références de participants contents d’un événement peuvent être un moyen efficace de persuader les autres d’y assister, et une solution plus économique et persuasive que la publicité payée !

 

4. Testez, mesurez, ajustez

Comme pour tout, prenez le temps de faire des tests, de mesurer, d’analyser, de corriger, d’optimiser

Si vous vendez vos billets en ligne, vous devez devenir un accro des analyses. Vous devez comprendre des concepts tels que les tests A / B, les conversions assistées, les taux de rebond, etc.

Des études confirment qu’il existe en moyenne 14 interactions avant que nous prenions la décision d’acheter. Cela peut signifier que votre participant potentiel peut consulter votre page FB, votre site Web, une vidéo de l’année dernière et un post sur LinkedIn avant de prendre la décision finale.

Les analyses vous aideront à identifier des chemins très complexes de conversion et à choisir votre budget.

 

5. Créez votre plan de communication

Vous avez maintenant défini qui est votre audience cible, comment votre événement va répondre à leurs besoins, quelle est l’identité de votre marque, vous avez créé votre site web et défini les canaux de distribution que vous allez utiliser. Et maintenant ?

Maintenant, il faut que vous établissiez un plan prenant en compte le chemin que le participant va emprunter, de sa première prise de conscience de l’événement jusqu’à sa consommation de l’événement.

Voici les différentes phases :

  1. La phase d’accroche : le premier contact entre votre événement et vos prospects
  2. La phase de découverte : la première visite des prospects sur votre site web ou vos réseaux sociaux
  3. La phase de considération : vous devez les convaincre de venir en leur montrant tous les bénéfices de votre événement
  4. La phase de conversion : vous devez les convaincre de s’inscrire
  5. La phase de consommation : lorsque vous les engagez pendant l’événement
  6. La phase de retention : vous devez les convaincre de revenir !

Les 4 premières phases doivent toutes être activées en même temps, à différentes intensités plus l’événement se rapproche, et en utilisant différentes stratégies pour être efficaces.

Par exemple, la phase d’accroche doit utiliser des stratégies très efficaces pour attirer l’attention des prospects et les inciter à vouloir en savoir plus sur votre événement. Votre communication doit faire appel à leurs besoins et leurs problèmes, et les toucher le plus personnellement possible.

La phase de découverte est la première impression que vos prospects auront de votre événement. Qu’ils aient choisi de se renseigner sur votre site internet, ou sur vos réseaux sociaux, vous devez faire en sorte que les informations principales soient bien identifiables, et que les bénéfices de votre événement soient bien mis en valeur.

La phase de considération va servir à fidéliser et à gagner la confiance de vos prospects. Montrez-leur tout ce à quoi ils peuvent s’attendre, mettez en lumière vos intervenants, votre staff, attirez leur attention en montrant les coulisses de la préparation de votre événement…

La phase de conversion regroupe les stratégies que vous allez utiliser pour inciter les prospects à passer à l’action et à s’inscrire. Offres spéciales, dates limites, nombre de billets limités…

Vous devrez également prévoir dans votre plan de promotion comment vous allez médiatiser votre événement pendant qu’il se déroule, d’une part pour continuer à entretenir la relation avec vos participants, mais aussi pour montrer à tous ceux qui ont hésité à s’inscrire tout ce qu’ils manquent.

Enfin, la phase de rétention doit intervenir après l’événement. Photos et vidéos prises pendant l’événement, remerciements, partages… mais aussi teasing de la prochaine édition si elle est prévue !

 

Pour finir…

Le plan de communication de votre événement est très important car il donne un aperçu direct de ce à quoi vos participants potentiels peuvent s’attendre. Si votre communication n’apparaît pas professionnelle, qu’elle fait trop amateur, que vos visuels font brouillon, que vos posts sur les réseaux sociaux sont désorganisés et pas percutants… cela ne donnera pas envie de participer.

 

Quelle est votre stratégie de communication la plus efficace pour votre événement ? Racontez-nous tout dans les commentaires ci-dessous ! ⬇️

Parcourez le blog pour plus de conseils !

Hey! Je cherche des infos sur...