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Comment Pivoter d’un Événement Physique à un Événement Virtuel ?

Apr 28, 2020

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On est d’accord, un événement virtuel ne remplacera jamais un événement “live”. 

Mais aujourd’hui, alors qu’on vit une situation inédite (désastreuse) et qu’un milliard de personnes sont confinées chez elles, on a plus que jamais besoin de préserver le lien social et de trouver des alternatives aux outils utilisés jusqu’à maintenant, y compris les événements.

A tous ceux qui ont annulé ou reporté leurs événements, ou même ceux qui se retrouvent privés d’un lien avec leur communauté, avez-vous exploré la possibilité de pivoter d’un événement physique à un événement virtuel? 

J’ai passé un bon nombre d’heures à faire des recherches sur le sujet et à explorer les grands événements qui ont rapidement décidé de passer à un format virtuel, comme le Girlboss Rally de Sophia Amoruso, la conférence des développeurs Microsoft (BUILD 2020), le Worldwide Developers Conference d’Apple (WWDC), le Grand Prix d’Australie…

Voilà les principales leçons que j’ai pu tirer de ces switchs digitaux :

Il ne faut pas essayer de retranscrire l’intégralité de l’expérience d’un événement live de façon virtuelle. De la même façon qu’on ressent moins d’émotions lors d’un concert live que lors d’une retransmission sur YouTube, on sera limité dans la façon dont on transmettra notre contenu virtuellement. Mais tout n’est pas perdu ! La technologie offre de nombreuses possibilités pour mettre en avant son contenu et booster l’engagement des participants, ainsi que le potentiel d’accueillir un nombre presque illimité de participants.

La principale clé du succès est de créer une expérience qui dessert les objectifs de chaque parti (participants, sponsors, annonceur, presse, intervenants…). Par exemple, il peut être pratique pour les participants d’avoir accès à une bibliothèque de contenus à la demande, plutôt que de devoir assister à toutes les sessions. Au niveau des sponsors, une idée serait de paramétrer les transitions des sessions pour qu’elles mettent en avant les partenariats.

L’un des points positifs d’un événement virtuel est que les sessions peuvent être enregistrées, et donc accessibles sur-demande. Mais attention: il faut bien se différencier de vidéos pré-enregistrées, qu’on peut trouver sur YouTube par exemple. L’intérêt d’un événement virtuel est qu’il est retransmis en live pour maintenir un lien le plus réel possible avec les participants. L’intervenant doit pouvoir adapter son contenu et son discours selon leur réaction.

Avec un peu d’imagination et des outils adaptés, on peut arriver à recréer des formats de session initialement prévus pour un événement physique, comme des sessions networking, des ateliers, tables rondes, et autres discours. Il pourra être utile de concentrer la conversation sur les réseaux sociaux, ou bien une application tierce adaptée.

Le choix de l’outil est une des premières considérations logistiques qu’il faudra avoir. Zoom et Crowdcast semblaient être les outils les plus recommandés lors de mes recherches, mais il faudra sans doute se tourner vers des outils plus puissants, voir faits sur mesure pour des événements de grande ampleur. Le niveau de production sera différent selon le nombre de participants et parfois, il faudra associer plusieurs technologies pour arriver au résultat désiré. En faisant en sorte de choisir un outil flexible, on pourra personnaliser l’outil selon l’identité visuelle de notre événement afin de garder une certaine cohérence.

La principale difficulté d’un événement virtuel est d’arriver à capter et conserver l’attention des participants. Il faut bien imaginer qu’assis devant leur ordinateur, ils seront fréquemment tentés d’ouvrir de nouveaux onglets, ou bien de vaquer à d’autres occupations, détournant ainsi leur attention de l’événement. En multipliant les interactions (sondages, Q&As et autres outils), on pourra booster l’engagement. L’aide d’un modérateur sera précieuse pour pousser les participants à interagir, répondre aux questions, gérer les intervenants ainsi que la résolution des problèmes techniques. De plus, pour pallier à l’absence d’un intervenant physique, le contenu visuel se devra d’être esthétique et extrêmement attrayant, et la qualité du son et de la vidéo, irréprochables.

Comme pour un événement live, il y aura de nombreuses failles technologiques potentielles à anticiper (connexion internet, fonctionnement des webcams et micros des intervenants, lumières et sons ambiants…)

Dès que la décision de transformer l’événement live en événement virtuel est prise, et même si tout n’est pas confirmé, il faut faire preuve d’empathie et l’annoncer à sa communauté car elle se demande forcément si l’événement est maintenu. La perspective d’un événement maintenu, quelle que soit sa forme, générera un nouveau sentiment d’excitation qui viendra alléger le sentiment de déception préalablement conféré par la situation actuelle.

Pour pallier au manque de lien physique, chaque étape de l’événement doit être la plus personnalisée et interactive possible (phase de promotion, processus d’inscription, suivi post-événement…). On peut même pousser l’interaction hors des murs virtuels de l’événement en créant un lien physique avec les participants : que pourrait-on leur envoyer par courrier par exemple ?

Il est conseillé de préparer des consignes d’utilisation claires et simples pour que les participants saisissent rapidement comment se servir de l’outil choisi. Il faut également briefer les intervenants : il est très différent de parler lors d’un événement virtuel et lors d’un événement live. En travaillant ces points avec eux, on s’assure que leur message sera bien interprété.

Selon vous, quels sont les aspects positifs et négatifs liés à la transformation d’événements live en événements virtuels en ces temps difficiles ?

Avez-vous d’autres recommandations pour compléter ces quelques points ? ⬇️

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