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Comment Promouvoir un Événement via ses Intervenants ?

Aug 4, 2020

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Les intervenants de votre événement sont vos meilleurs ambassadeurs. Voici 5 étapes pour inciter vos speakers à promouvoir votre événement auprès de leur communauté !

 

Quand il s’agit d’un événement, les intervenants représentent une partie importante de votre valeur ajoutée : ce sont les leaders qui vous différencient de la concurrence; ce sont pour eux que vos participants sont prêts à dépenser de l’argent; ce sont les speakers qui apportent leur expertise à votre audience.

Leur autorité n’est pas seulement nécessaire pour assurer le succès de votre événement le jour J : vous pouvez en effet vous servir de leur influence pour propulser votre événement en haut de la liste des événements à ne pas manquer !

Mais comment les inciter à promouvoir votre événement ? Voici un plan d’action en 5 étapes pour garantir que vos intervenants parleront de votre event :

  1. Pitchez les speakers les plus pertinents
  2. Partagez vos attentes en termes de promotion
  3. Veillez à ce qu’ils honorent leur mission
  4. Donnez leur une raison valable de promouvoir votre événement
  5. Facilitez-leur la tâche

 

1. Pitchez les speakers les plus pertinents

Au moment de sélectionner les intervenants pour votre event, faites-en sorte de choisir ceux dont l’audience correspond le plus à la cible de votre événement. Ainsi, il sera plus aisé pour eux de communiquer sur votre événement auprès de leur communauté car ils comprendront d’autant plus quelle sera la valeur ajoutée pour eux.

Deux exemples évidents :

  • Si votre événement porte sur le leadership féminin, évitez de pitcher des intervenants dont l’audience est 90% masculine.
  • Si votre événement aborde les tendances en matière de cybersécurité en 2020, ne contactez pas d’expert spécialisé en hacking (quoique…)

Bien sûr, ne vous retenez pas de pitcher des speakers qui n’ont pas forcément de présence digitale, si vous estimez que leurs compétences peut avoir un vrai intérêt pour votre audience. Mais assurez-vous d’avoir tout de même un bon ratio de présentateurs influents auprès de votre cible afin de booster la communication autour de votre événement.

 

2. Partagez vos attentes en termes de promotion de votre événement

Il sera difficile pour vos intervenants de faire la promotion de votre événement s’ils ne savent pas ce que vous attendez d’eux.

Partagez vos besoins et vos souhaits à ce sujet dès le début de votre relation. En sachant à quoi ils doivent s’attendre, ils auront tout le temps de revenir vers vous s’ils ont des questions ou des inquiétudes à ce sujet. 

Soyez le plus spécifique possible (l’ambiguïté mène toujours à l’inaction) : expliquez-leur quoi faire, comment le faire, et facilitez-leur le plus possible la tâche en créant des ressources spécialement pour vos speakers.

Tournez vos attentes en un message positif : en effet, plus ils parleront de votre événement, plus ils auront de chance d’enrôler des participants et plus ils auront de bénéfices (plus à ce sujet plus bas). 

 

3. Veillez à ce qu’ils honorent leur mission

Vos speakers sont au courant de ce que vous attendez d’eux. Ce n’est pas pour ça qu’ils passeront forcément à l’action. 

A mesure que la période de promotion de votre événement se rapproche, envoyez-leur des signaux de façon discrète mais régulière. Maintenez le dialogue afin que votre événement reste à l’esprit de vos intervenants, au lieu d’être une simple date sur leur agenda. Vous pouvez les tagguer sur vos publications, leur envoyer un ou deux emails et même leur passer un coup de téléphone amical de temps en temps.

Leur rappeler l’existence de votre événement augmentera vos chances qu’ils en parlent quand l’opportunité se présente. 

Pendant la période de promotion, encouragez ceux qui font des efforts de promotion significatifs, et n’hésitez pas à relancer les autres. Rappelez-leur pourquoi c’est important qu’ils participent à la promotion de votre événement, renvoyez-leur les ressources que vous avez crées spécialement pour eux, et donnez-leur d’autres idées pour leur faciliter la tâche, comme par exemple un takeover de leur stories sur Instagram. 

 

4. Donnez-leur une raison valable de promouvoir votre événement

Tout cela est bien joli, mais qu’est ce que vos intervenants tirent concrètement de leurs efforts de promotion ?

S’ils ne voient aucun bénéfice immédiat, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’ils vous donnent de leur temps précieux.

L’affiliation est une des meilleures façons de vous assurer que votre événement soit diffusé auprès de votre cible. En créant un programme d’affiliation pour votre event, vous pouvez tracker les inscriptions venant de vos speakers, et les rémunérer en fonction.

Mais si l’affiliation ne vous intéresse pas, faites au moins l’effort de savoir ce qui pourrait aider vos experts en échange de leurs efforts de promotion. Vous pouvez par exemple leur offrir de :

  • proposer un prix spécial à vos participants sur leur dernier livre afin de booster leurs ventes
  • faire la promotion de leurs produits ou services auprès de votre communauté
  • partager les données de vos participants pour alimenter leur liste de prospects (si vous avez bien fait votre boulot, l’audience de votre événement correspond à leur cible)

 

 

5. Facilitez-leur la tâche pour promouvoir votre événement

Plus vous facilitez la tâche à vos speakers, plus vous augmentez vos chances qu’ils fassent le travail demandé !

Voici des exemples de ressources que vous pouvez créer et leur envoyer :

  • des modèles de mail à envoyer à leur liste email
  • des templates de posts à publier sur leurs réseaux sociaux, avec les images associées, dans les bons formats (verticaux, horizontaux, carrés)
  • un calendrier de promotion suggérant les dates clé pour partager chaque email et chaque publication
  • leur lien d’affiliation, le cas échéant.

Variez le message dans ces templates : incluez des messages de promotion directe, ainsi que divers messages qualitatifs et soulignant les bénéfices de votre événement.

Vous pouvez également leur proposer d’apporter vous-même de la valeur à leur communauté tout en mentionnant votre événement à travers un takeover de leurs stories Instagram, une interview sur leur podcast, un live dans leur groupe Facebook…

 

Pour finir…

Gardez en tête que certains intervenants ne feront pas de promotion, et vous ne pourrez rien y faire. Ne harcelez pas ceux qui ne jouent pas le jeu. Relancez-les 2 fois, puis laissez tomber. 

Votre rôle est de fédérer vos speakers autour de votre événement et de leur faciliter le process. Si vous faites bien votre job, vous augmenterez les chances qu’ils vous aident à promouvoir votre événement. Concentrez-vous sur ça plutôt que de les forcer à faire quelque chose qui gâchera vos relations avec eux.

Encouragez les speakers qui redoublent d’efforts et gardez votre énergie pour l’organisation générale de votre événement : vous en aurez bien besoin !

 

 

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