Stratégie

Construire le Budget Prévisionnel d’un Événement Virtuel

Dec 29, 2021

< RETOUR AU BLOG

Construire le Budget Prévisionnel d’un Événement

On peut rapidement se retrouver dans le rouge lorsqu’on organise un événement digital. Découvrez comment construire un budget prévisionnel pour votre événement virtuel afin de garder le contrôle !

 

Vous avez commencé à lister les dépenses engendrées par votre événement virtuel, et vous vous rendez compte que celui-ci va coûter BEAUCOUP plus cher que prévu.

Vous êtes en train de dépasser votre budget, ou pire, vous n’allez pas rentrer dans vos frais.

Pour rectifier le tir, vous décidez d’augmenter le prix de vos offres payantes, et d’annuler certains éléments clé de votre événement…

Mais en réagissant de la sorte, vous compromettez votre légitimité et votre crédibilité, et vous risquez de rencontrer de graves problèmes financiers !

 

La meilleure façon d’organiser un événement virtuel en rentrant dans ses frais, voire en générant un bénéfice, c’est de commencer par établir un budget prévisionnel.

 

Le budget prévisionnel est un véritable outil stratégique qui vous permettra non seulement de déterminer si votre événement est viable et d’estimer son coût total, mais aussi de calculer votre seuil de rentabilité (le chiffre d’affaires que vous devez générer pour rentrer dans vos frais), et de suivre en temps réel la santé financière de votre événement digital afin de faciliter la prise de décision.

N’hésitez pas à télécharger mon modèle de budget prévisionnel afin de commencer à lister vos sources de revenus et vos dépenses !

 

 

Vous vous demandez comment organiser votre sommet virtuel en toute sérénité ? Dans cet article je vous donne le processus exact à suivre afin de construire le budget prévisionnel de votre événement digital.

Au programme :

  1. Déterminez les objectifs de l’événement
  2. Établissez le programme préliminaire de votre événement
  3. Estimez les revenus de l’événement
  4. Listez et identifiez toutes les dépenses
  5. Ajustez votre budget en temps réel
  6. Estimez le capital de départ requis
  7. Comprenez les flux de trésorerie

 

1. Déterminez les objectifs de l’événement

Avant de commencer à travailler sur votre budget prévisionnel, vous devez avoir mis en place votre stratégie événementielle. Si ce n’est pas encore fait, je vous encourage vivement à réfléchir au concept de votre événement digital, à votre cible et à votre business model, ainsi qu’à vos objectifs organisationnels et événementiels.

Vous devrez notamment à ce stade prendre des décisions clés telles que la mise en place de sponsoring, d’un programme d’affiliation pour vos intervenants, etc.

Ce workbook d’accompagnement gratuit vous aidera à vous poser les bonnes questions pour établir votre stratégie ! 

 

2. Établissez le programme préliminaire de votre événement pour construire votre budget prévisionnel

Une fois vos objectifs clarifiés, vous devez réaliser une ébauche du programme de votre événement.

Combien d’heures va-t-il durer ? Combien d’intervenants comptez-vous avoir ? Allez-vous engager un animateur pour engager vos participants entre les sessions ? 

C’est une étape importante, car votre budget va dépendre directement de ce programme.

 

3. Prenez en compte les sources de revenus de l’événement

Un budget prévisionnel sert à estimer et calculer les dépenses liées à l’organisation d’un événement digital, mais également à prédire les rentrées d’argent qui vous permettront de rentrer dans vos frais, et de générer des bénéfices.

La vente d’offres payantes est en général la principale source de revenus d’un événement digital dont l’accès est gratuit. Votre budget prévisionnel vous servira à estimer votre seuil de rentabilité, c’est à dire le chiffre d’affaires à générer afin de rentrer dans vos frais. Chaque euro supplémentaire généré représentera un bénéfice.

Les sponsors représentent également une source de revenus, qu’il s’agisse de partenariats financiers ou en nature (dont vous devrez donc estimer la valeur financière).

Il est également possible de considérer des revenus liés à l’affiliation, si vous touchez une commission sur un produit mentionné pendant votre événement par exemple, ou encore des revenus venant de marchandises aux couleurs de votre événement (si vous événement devient une référence dans votre niche, il peut être intéressant de vendre des accessoires brandés).

Surtout, soyez réalistes, et ne surestimez pas les revenus !

Si votre événement n’inclut aucune des sources de revenus ci-dessus, c’est que vous le financez entièrement vous-même. Vous devez donc, en amont de son organisation, bien établir les objectifs de cet événement et quel devra être votre retour sur investissement (ROI) s’il n’est pas financier.

 

CLIQUEZ-ICI POUR TÉLÉCHARGER NOTRE MODELE DE BUDGET PREVISIONNEL ET DETERMINER VOTRE SEUIL DE RENTABILITE !

 

4. Identifiez et listez toutes les dépenses prévues

Examinez tous les domaines de votre événement digital, à commencer par les outils que vous allez utiliser, les frais liés à la promotion de l’événement, et la délégation de tâches. Chaque élément de votre sommet virtuel doit être listé pour que son coût soit estimé le plus justement possible, et surtout pour ne pas l’oublier au cours de votre planification !

Vous l’aurez compris, votre budget prévisionnel servira aussi de check-list principale pour l’organisation de votre événement digital.

Une fois toutes les dépenses listées, et réparties par catégories, choisissez trois priorités (par exemple : l’identité visuelle, l’animation, le montage vidéo) et demandez des devis auprès d’au moins deux prestataires par poste.

Pour estimer le reste, faites simplement une recherche Google et ajustez les montants au besoin, ou supprimez-les complètement si cela compromet votre budget.

 

La base d’un budget prévisionnel, c’est que celui-ci se base sur le calcul des frais fixes, qui ne changeront pas quel que soit le nombre de participants ou d’intervenants (par exemple : outil d’hébergement video, prestation de graphisme), et le calcul des frais variables, qui évolueront nécessairement selon le nombre de personnes présentes à l’événement et/ou le nombre d’intervenants (outils digitaux bloqués à partir d’un certain nombre de personnes, commissions d’affiliation…).

Vous devez bien comprendre ce que vous pouvez et ne pouvez pas vous permettre de dépenser.

Si dégager un bénéfice est un objectif important de votre événement digital, n’hésitez pas à inclure ce montant dans les dépenses liées à l’événement.

 

Ensuite, simulez différents scénarios pour bien comprendre la façon dont fonctionnent vos coûts fixes et variables. Cela vous aidera à déterminer la marge de contribution de l’événement, c’est à dire le montant qui sera alloué aux coûts fixes une fois les coûts variables satisfaits.

  • Simulez une situation pessimiste. Par exemple, si vous n’avez pas obtenu de sponsors, combien de coffrets payants devrez-vous vendre pour faire un profit ? Arriverez-vous vraiment à vendre autant de coffrets ?
  • Si votre événement est une réédition, basez-vous sur vos revenus générés précédemment. Si vous réalisez les mêmes ventes cette année, serez-vous rentables ?
  • Quels sont vos objectifs en termes de revenus (vente de coffrets, sponsorings) ? Si vous atteignez 100% de vos objectifs, quelle sera votre situation financière?

 

5. Ajustez le budget prévisionnel de votre événement digital en temps réel

Gardez une trace de tout ce que vous dépensez pour le sommet virtuel, dès le début. Votre budget doit être à portée de main et mis à jour quotidiennement pour être contrôlé et respecté en temps réel.

A côté de vos chiffres estimés, ajoutez vos frais réels une fois que ceux-ci ont été confirmés et payés. Une fois le budget clôturé, vous pourrez vous rendre compte de la justesse (ou non) de votre estimation !

Si, au fur et à mesure de votre planification, vous ajoutez des éléments, assurez-vous que ces dépenses supplémentaires ont un véritable but car elles impacteront nécessairement votre budget. Si vous dépensez trop dans un domaine, vous devez essayer de réduire les frais dans une catégorie moins prioritaire.

Pour pallier à ces dépenses imprévues, vous pouvez également compter un petit coussin financier dans votre budget prévisionnel afin de limiter leur impact. Il peut s’agir d’un montant fixe, ou bien d’un pourcentage du budget total de l’événement virtuel (en général, 1 à 25%).

Ce montant peut faire partie du plan d’urgence de votre événement, élément indispensable de votre organisation pour pallier aux problèmes de dernière minute, dont des dépenses imprévues.

 

6. Estimez le capital de départ requis

Maintenant que vous savez exactement combien votre événement virtuel va coûter, il faut que vous sachiez de combien d’argent vous avez besoin pour commencer à le planifier concrètement. C’est la base de votre trésorerie, le capital requis pour lancer votre projet.

Vous devrez également savoir quels seront les moments clé pour injecter de l’argent dans l’événement : avant, pendant, et après.

Une fois ces données identifiées, vous devez vous demander comment trouver cet argent.

Est-ce un investissement personnel ? Un pourcentage de la trésorerie de votre entreprise ? Un prêt / un emprunt bancaire ? Allez-vous faire appel à des investisseurs ?

 

7. Comprenez les flux de trésorerie au sein du budget prévisionnel de votre événement digital

Vous serez sans doute confrontés à la situation où il y a du retard dans l’obtention de vos paiements, et le moment où vous devez vous-même payer vos prestataires (c’est ce qu’on appelle le manque de liquidités).

Pour éviter cela un maximum, optimisez les flux de trésorerie en identifiant le plus justement possible les moments où vous devrez recevoir de l’argent afin de pouvoir payer vos prestataires en temps et en heure :

  • Ouvrez les ventes dès que possible pour commencer à générer des revenus
  • Privilégiez les paiements par carte ou Paypal, et évitez les paiements par virement bancaire
  • Mettez-vous d’accord sur un échéancier de paiements avec vos sponsors afin que leur argent arrive à intervalles réguliers avant l’événement
  • Établissez des conditions de paiement à court terme pour les paiements qui vous sont dus, et négociez un rallongement des conditions de paiement pour les paiements que vous devez.

 

CLIQUEZ-ICI POUR TÉLÉCHARGER NOTRE MODELE DE BUDGET PREVISIONNEL ET DETERMINER VOTRE SEUIL DE RENTABILITE !

 

Pour finir…

N’organisez pas vos événements digitaux à l’aveugle. Prenez le temps qu’il faut pour construire un budget prévisionnel solide et réaliste, avant même de débuter les phases d’organisation et de promotion.

Vous gagnerez en confiance et en sérénité, et aurez un vrai compagnon de route à vos côtés afin de surveiller en temps réel que tout se déroule comme prévu. Vous pourrez facilement gérer les imprévus et même générer des bénéfices de votre sommet virtuel !

Épingle cet article sur Pinterest📌

Parcourez le blog pour plus de conseils !

Hey! Je cherche des infos sur...

Le Top des Outils pour Organiser un Evénement Digital

Comparatif

Budget Prévisionnel

Template

Le Plan de Promotion de votre événement digital

Template

Le blog vous parle ? Ne manquez pas ces outils gratuits !