Stratégie

Elaborer une Stratégie Événementielle en 6 Étapes

Jan 13, 2022

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Elaborer une Stratégie Événementielle en 6 Étapes

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement virtuel, il est impératif de vous poser les bonnes questions afin d’en faire un succès. Découvrez comment élaborer une stratégie événementielle !

Avant de penser intervenants, design, page d’inscription, offre payante… avez-vous clairement formulé vos objectifs ?

Pourquoi organisez-vous cet événement ? C’est la première question que vous devez vous poser.

Les choix qui découleront de cette réponse contribueront au succès de votre événement en ligne.

L’événementiel est une forme de communication qui a en général pour objectif la promotion d’une marque ou d’un produit, ou la sensibilisation à une cause. En utilisant la mise en scène dans un cadre spatio-temporel limité, on donne à l’opération un caractère exceptionnel.

N’hésitez pas à télécharger notre workbook d’accompagnement afin de commencer à créer votre stratégie événementielle !

Suivez les étapes suivantes afin de bâtir une stratégie événementielle solide :

  1. Clarifiez les objectifs pour votre entreprise
  2. Définissez les objectifs de l’événement virtuel
  3. Choisissez les indicateurs de performance
  4. Répondez aux besoins des participants
  5. Comprenez votre budget
  6. Créez l’image de marque

 

1. Clarifiez les objectifs pour votre entreprise

La décision d’organiser un événement digital doit venir répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cela peut vouloir dire :

  • Amplifier votre message
  • Développer votre liste de prospects qualifiés
  • Générer un bénéfice
  • Vous faire connaître dans votre domaine
  • Lancer un produit
  • Vendre une offre…

Vous pouvez bien sûr en avoir plusieurs, mais je vous conseille d’en choisir un principal pour guider votre réflexion sur les points qui suivent.

 

2. Définissez les objectifs de l’événement virtuel

Une fois que vous avez mis au clair vos objectifs organisationnels, vous devez définir les objectifs liés à votre événement, qui doivent être mesurables pour pouvoir prouver sa valeur. Vous pouvez pour cela utiliser la formule S.M.A.R.T. pour définir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

Voici quelques exemples d’objectifs événementiels :

  • Réaction des participants: comment voulez-vous que votre audience se sente à l’issue de l’événement ?
  • Nombre d’inscrits
  • Nombre de participants
  • Taux d’engagement pendant l’événement (selon les outils d’interaction mis en place)
  • Chiffre d’affaire généré à court terme, à long terme
  • Développement de votre réseau professionnel
  • Taux de conversion en termes de ventes…

 Dans ce cas, vous pouvez choisir différents objectifs qui contribueront à faire le succès de votre événement.

3. Choisissez les indicateurs de performance

Une fois ces objectifs définis, mettez en place des indicateurs de performance (KPIs) à suivre dès le début, afin de vous assurer de bien mesurer la performance de votre événement virtuel.

Voici quelques exemples d’objectifs événementiels, associés à leurs indicateurs de performance :

  • Réaction des participants: envoyer un questionnaire de satisfaction post-événement
  • Nombre d’inscrits: garder un oeil constant sur les inscriptions à l’événement
  • Nombre de participants: récolter ces données auprès de votre outil de diffusion vidéo (YouTube par exemple: nombre de vues uniques)
  • Taux d’engagement pendant l’événement: nombre de commentaires par rapport aux nombre de participants
  • Chiffre d’affaire généré à court terme, à long terme: surveiller les transactions liées à votre offre payante, et le cas échéant, à l’offre que vous lancerez suite à l’événement
  • Développement de votre réseau professionnel: nombre de nouvelles connexions sur LinkedIn
  • Taux de conversion en termes de ventes: surveiller le nombre de transactions par rapport au nombre d’inscrits.

 

4. Répondez aux besoins des participants

Par nature, un événement n’existe qu’au travers de ses participants, il est donc essentiel de bien identifier les besoins de votre audience pour les satisfaire.

Un événement n’existe que s’il rencontre son public.

Pourquoi les participants feront-ils le choix de participer à votre événement digital, contre toute autre alternative (un autre événement, une autre solution pour répondre à leur problématique) ? Pourquoi devraient-ils vous donner de leur temps et de leur énergie ?

Quels sont les problématiques que vos participants pourront débloquer lors de votre sommet virtuel ?

Vous ne pouvez répondre à cette question que si vous avez fait l’effort de bien connaître votre cible.

Si vous pouviez entendre un participant décrire votre événement à un ami, que voudriez-vous qu’il dise ?

Une partie clé de votre stratégie doit donc être de développer une solution qui vous permettra de créer un événement qui répondra à ces questions.

En quoi votre solution est la réponse aux besoins profonds de votre audience ?

Que possède votre événement digital que les autres n’ont pas ?

La réponse à cette question est votre proposition de valeur unique.  

En résumé, c’est une phrase qui explique pourquoi une personne devrait choisir votre événement, plutôt qu’un autre.

Vous pouvez vous différencier en proposant :

  • Un format unique,
  • Des opportunités de networking intéressantes,
  • Des intervenants extrêmement influents,
  • Du divertissement,
  • Un thème saisonnier…

Une fois votre proposition de valeur définie, vous pouvez vous appuyer dessus pour construire votre image de marque et votre plan de promotion.

 

5. Planifiez votre budget prévisionnel

Votre plan stratégique doit inclure un aperçu des coûts projetés et de vos sources de revenus, afin que vous puissiez décider à quelles catégories de dépenses allouer des fonds.

Un budget bien ficelé garantira la réussite de votre événement : c’est un élément qu’il ne faut jamais sous-estimer.

Listez en détail toutes les dépenses prévues, des logiciels aux prestataires, en passant par les frais liés à la promotion de l’événement et les commissions affiliées. Répartissez-les en coûts fixes (ceux qui ne changeront pas, quel que soit le nombre de participants) et coûts variables (ceux qui seront directement impactés par le nombre de participants).

En jouant avec les différents scénarios, vous pourrez déterminer la marge de contribution de l’événement, c’est à dire le montant qui sera reversé aux coûts fixes, une fois les coûts variables pris en compte.

Ensuite, estimez les différentes sources de revenus qui alimenteront votre événement, comme la vente d’offres payantes, le sponsoring, le merchandising ou l’affiliation. Soyez le plus réaliste possible.

 

6. Créez l’image de marque de votre sommet virtuel

Quel est le sentiment que vous voulez transmettre à vos participants ?

Tout ce qui concerne votre événement digital doit être une extension de sa marque, du design du site internet à vos éléments promotionnels, en passant par la personnalité, l’esthétique et la relation client.

Tous ces facteurs s’associent pour faire de votre événement digital une marque.

L’image de marque, ou “branding”, capture l’essence de votre entreprise , et la redistribue en la transformant au sein de votre événement.

Ainsi, donner une image fidèle de votre marque et influencer sa perception de la part de vos participants, partenaires et sponsors est absolument essentiel à la croissance de votre événement et de votre entreprise.

Voici les éléments sur lesquels vous pouvez représenter votre image de marque :

  • Votre page d’inscription
  • Votre page de vente
  • Votre plateforme de diffusion
  • Vos emails de vente
  • Vos emails de service
  • Votre appli mobile, le cas échéant
  • Vos réseaux sociaux
  • Vos goodies
  • Tout autre support de promotion

 

Pour finir…

Si vous avez bien suivi ces étapes, vous devriez avoir une idée très claire de la façon dont votre événement va venir servir vos objectifs événementiels et organisationnels.

Vous aurez notamment identifé :

  • Ses objectifs et comment les mesurer,
  • Votre proposition de valeur unique pour attirer des participants
  • La structure de votre budget
  • Votre image de marque

Vous pouvez maintenant passer à l’organisation pratique de votre événement !

 

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