Evénement Virtuel

10 conseils pour un événement digital réussi

Apr 6, 2022

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Cette année, tu es convaincu que tu as besoin d’un événement digital pour booster la visibilité de ton entreprise ? Ou pour lancer ta nouvelle offre ? Tu as totalement raison. Planifier ton événement en ligne, c’est saisir l’opportunité de booster la croissance de ton business. Pour t’aider au mieux dans l’organisation de cet événement, découvre dès maintenant 10 conseils pour un événement digital réussi.  

  1. Définis l’objectif de ton événement digital
  2. Définis ta cible 
  3. Choisis tes invités et ton format avec soin
  4. Crée le rétroplanning de ton événement virtuel
  5. Établis ton budget prévisionnel 
  6. Construis ton plan de promotion
  7. Mets le paquet sur la technique
  8. Aies toujours un plan B
  9. Rends ton événement digital dynamique et interactif
  10. Prévois le post-événement virtuel

1 – Définis l’objectif de ton événement digital

Tu connais le point commun entre la stratégie de contenu, l’événement digital et le growth hacking ? Les trois nécessitent que tu définisses ton objectif de manière claire pour pouvoir réussir. Tu sais que quand tu planifies tes posts Instagram, tu dois choisir un objectif. Veux-tu gagner en influence, prouver ton expertise ou vendre un produit ? L’événement digital, c’est pareil. Dès les débuts de sa préparation, tu dois savoir pourquoi tu organises un événement virtuel. Quel est ton objectif n°1 ? N’hésite pas à poser tes intentions de manière précise. Par exemple, plutôt que de dire « Je veux agrandir ma communauté », dis-toi : « Je veux générer 2 500 nouveaux inscrits à ma newsletter ». Écris ton objectif pour ne jamais le perdre de vue.  

2 – Définis ta cible

Comme le choix de ton objectif, le choix de ta cible est primordial. Ce sont deux piliers indispensables à ta stratégie événementielle. Ton événement digital ne peut pas être pensé pour tout le monde. En communication, parler à tout le monde, c’est finalement ne parler à personne. Qui est ta cible ? Quelle est son activité ? Quel est son problème actuel ? À quel stade de conscience est-elle vis à vis de cette problématique ? Pour organiser un événement digital réussi, prends le temps de déterminer ton persona.  

3 – Choisis tes invités et ton format avec soin

Maintenant que tu connais ton objectif et ta cible, il est temps de choisir tes invités et le format de ton événement virtuel. Plutôt conférence, table ronde ou atelier ? Quelle durée pour ton sommet virtuel ? Quels spécialistes peux-tu inviter ? Évidemment, tu vas inviter des experts de la thématique abordée. Choisis tout de même des professionnels qui proposent des services différents des tiens. Par exemple, tu es une agence web et tu veux créer un événement digital sur « Les Tendances du Webdesign  en 2022 » ? Tu peux inviter un webdesigner, un graphiste et un développeur. Tu vas éviter d’inviter une agence qui propose les mêmes prestations que les tiennes. 

4 – Crée le rétroplanning de ton événement virtuel

Tous les professionnels de l’événementiel le savent : un événement réussi demande une organisation carrée. Je te conseille de te créer un rétroplanning couvrant les trois mois précédents ton événement virtuel. Pense à y inscrire toutes les étapes de préparation de ton événement, et la date à laquelle tu dois t’en occuper. Pour les gros blocs, comme la promotion de ton événement digital, découpe-les en morceaux. Note toutes les actions à réaliser à chaque étape. 

5 – Établis ton budget prévisionnel 

Oui, un événement virtuel est généralement moins coûteux qu’un événement en présentiel. Cependant, attention, tu te dois tout de même d’établir un budget prévisionnel. Fais la liste de toutes tes dépenses : la promotion de l’événement, les frais techniques, la délégation de certaines tâches, la rémunération des invités, etc. En événementiel, il vaut mieux surestimer les dépenses, que les sous-estimer. Pense aussi à prendre en compte les sources de revenus de ton événement digital. 

6 – Construis ton plan de promotion

Tu ne peux pas laisser la promotion de ton événement au hasard, et te dire que trois stories sur Instagram suffiront. Il te faut construire un plan de promotion. Si tu es sur plusieurs réseaux sociaux, il te faut communiquer de façon stratégique sur chacun. Si tu as une liste email, c’est le moment de l’utiliser. Facilite la vie de tes invités, en leur pré-mâchant le travail, avec des templates prêts à être utilisés. 

Pour t’aider dans cette étape cruciale, j’ai créé le kit promotion de ton événement digital

7 – Mets le paquet sur la technique

Si tu planifies un événement digital cette année, ne lésine surtout pas sur l’aspect technique. Investis dans des micros de qualité. Assure-toi que tes invités soient bien équipés également. Teste plusieurs fois vos connexions internet. Choisis ta plateforme de diffusion avec soin. Vraiment, fais attention à tous les détails : par exemple, combien de personnes pourront se connecter en même temps ? Prévois une personne au support technique pour gérer les éventuels problèmes de connexion et de diffusion.

À noter : si tu vois les choses en grand, tu peux louer un plateau télé, ou un studio connecté, pour ton événement digital. Tu es ainsi sûr à 100 % de profiter d’un matériel de qualité. Mais, ce n’est pas le seul avantage. Tu peux, entre autres, filmer sous des angles différents et éviter le traditionnel “ je suis à mon bureau, face à ma webcam “. C’est un moyen de rendre ton événement digital plus vivant !  

8 – Aie toujours un plan B

Tu sais quel est le point commun entre les événements virtuels et en présentiel ? Il y a toujours quelque chose qui peut dérailler. Un invité malade, un problème avec le lien de connexion, une connexion internet capricieuse : tu n’es pas à l’abri que quelque chose ne se passe pas comme tu l’avais prévu. Tu ne pourras jamais tout anticiper. Mais tu peux te prévoir un plan B pour certaines situations. Par exemple, conçois un plan de secours pour remplacer l’intervention d’un invité.

9 – Rends ton événement digital dynamique et interactif

Connais-tu le temps d’attention d’un internaute ? Il est de 8 secondes. Autant te dire que s’il s’ennuie pendant ton événement, protégé par son écran d’ordinateur, il risque d’aller très rapidement voir ailleurs. Alors, rends ton événement digital le plus dynamique et interactif possible. Aide chaque participant à se sentir inclus, concerné. Pour ça, tu peux leur demander leur avis dans le chat. Les inviter à faire un exercice. Tu peux aussi multiplier les prises de vues, en ne filmant pas que d’un seul point. 

10 – Prévois le post-événement virtuel

Ton événement digital ne s’arrête surtout pas une fois ta caméra coupée. Pour un événement digital réussi, tu dois prévoir l’après :

  • envoi d’un replay ;
  • envoi de ton offre (selon ton objectif) ;
  • demande de feedback.

Évidemment, il faudra aussi te prévoir un moment pour faire un bilan chiffré de ton événement digital. Est-ce que ton objectif a été atteint ? Si non, pourquoi ? Qu’est-ce que tu peux améliorer la prochaine fois ? Qu’en ont pensé tes invités ? 

Tu connais maintenant mes 10 conseils pour un événement digital réussi. Alors, qu’attends-tu pour organiser ton sommet virtuel et faire décoller la visibilité de ton entreprise ? Si tu veux que j’aborde un sujet particulier sur l’événement digital sur mon blog, sur ma newsletter ou sur Instagram, sens-toi libre de m’envoyer un message, ou de me laisser un commentaire. Tu veux en savoir plus sur l’organisation d’un événement digital ? Je te laisse découvrir ma formation Speak Digital

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