Organisation

Le matériel indispensable pour faire un événement digital

Jun 17, 2022

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Prêt·e à propulser la visibilité de ton entreprise, tu envisages d’organiser ton sommet virtuel ? Tu as défini ta cible, ta thématique et tes objectifs. Seulement, maintenant, tu te demandes quel est le matériel indispensable pour faire un événement digital. Bonne nouvelle : tu as probablement déjà chez toi tout ce dont tu as besoin. Cependant, certains équipements peuvent améliorer la qualité de ton événement. Découvre dès maintenant de quel matériel as-tu besoin pour organiser ton événement digital. 

I – Les questions à te poser pour choisir le matériel indispensable à ton événement 
1 – Le type d’événement digital choisi 
2 – Le budget pour ton événement virtuel 
II – Le matériel indispensable pour réussir ton événement digital
1 – Une bonne connexion internet 
2 – Un micro de qualité
3 – Une caméra HD
4 – Une lumière artificielle
III – Le matériel indispensable pour tes intervenants 
IV – Les outils indispensables pour ton sommet virtuel

I – Les questions à te poser pour choisir le matériel indispensable à ton événement

1 – Le type d’événement digital choisi 

Il existe des dizaines de formats différents pour ton événement virtuel. Table ronde, atelier, conférence, séminaire, masterclass, salon professionnel : le choix t’appartient. Tes objectifs, ton budget, ta cible, la durée de l’événement vont notamment être des facteurs pour déterminer le type d’événement digital que tu souhaites mettre en place.

 

2 – Le budget pour ton événement virtuel 

Évidemment, ton budget va influencer le matériel utilisé. Premièrement, vas-tu tourner ton événement digital depuis chez toi, en direct de ton bureau ou depuis un studio pour un rendu très professionnel ? Je te rassure, tu peux obtenir un très beau résultat, même en tournant depuis ton salon. Dans ce cas, je te conseille d’investir dans quelques équipements indispensables pour faire passer ton événement digital au niveau supérieur. 

II – Le matériel indispensable pour réussir ton événement digital 

1 – Une bonne connexion internet 

Nous partirons ici du principe que tu vas réaliser ton événement digital depuis chez toi, ou depuis tes bureaux. La première chose à vérifier est ta connexion internet. Il existe des solutions en ligne gratuites pour mesurer ta bande passante. Tu peux ainsi vérifier ta vitesse de téléchargement (la vitesse à laquelle tu peux recevoir une vidéo) et ta vitesse d’envoi (vitesse à laquelle tu envoies tes vidéos). Ta vitesse d’envoi doit être a minima de 10 Mbits/s. Pense à tester ta connexion en amont, mais également le jour J pour prévenir tout problème technique. 

C’est également le moment de ressortir ton câble ethernet. Ta connexion internet sera ainsi beaucoup plus stable qu’avec une connexion Wifi.  

2 – Un micro de qualité

La qualité de ton son va influer sur l’engagement des participants. Forcément, c’est plus compliqué de rester concentré quand on entend mal, ou que le son crachote. Si ce genre d’erreur était pardonnable il y a quelques années, au début des événements digitaux, aujourd’hui, les participants s’attendent à un son premium. Choisis donc ton micro avec soin !

Autre avantage d’avoir un son de qualité : tu pourras réutiliser des extraits de ton événement virtuel pour tes réseaux sociaux, un podcast ou encore une vidéo YouTube. 

3 – Une caméra 4K HD 

Pour avoir un rendu professionnel, je te recommande d’utiliser une caméra 4K HD. Certes, la webcam de ton ordinateur peut tout à fait convenir. Cependant, influencé par des années à voir YouTube évoluer, l’internaute s’attend à un rendu haut de gamme sur les événements en ligne.

De nouveau, il sera plus facile de réutiliser les contenus de ton événement digital s’ils sont de bonne qualité.

Par ailleurs, pense à installer ta caméra sur son support en amont pour pouvoir choisir le meilleur cadrage. Tu peux ainsi t’assurer que le rendu de ton décor te plaît (essaie de privilégier un espace minimaliste).  

 4 – Une lumière artificielle

La lumière artificielle, c’est la solution idéale pour être certain·e d’avoir un bon éclairage, uniforme. Bonus : en général, ça donne bonne mine. Tu peux trouver des rings-lights pour tous les budgets, de 20 € à plus de 150 €.

III – Le matériel indispensable pour tes intervenants 

À la lecture de cet article, tu commences à paniquer parce que tu ne sais pas de quel matériel tes intervenants disposent ? Je te rassure, on peut faire un très bon événement digital avec seulement un PC et un micro. Bonne nouvelle : souvent, si tes invités sont des experts de leur domaine, qu’ils ont un podcast, créent du contenu sur les réseaux sociaux, il y a de grandes chances qu’ils aient déjà ces deux équipements. 

Fais le point en amont avec eux pour savoir quels équipements ont-ils déjà. Fais des appels vidéos (sur Zoom ou tout autre logiciel que tu comptes utiliser le jour J) pour vérifier la qualité de leur son et de leur vidéo. Demande-leur de tester leur connexion internet (en amont et le jour J). 

S’il y en a un qui rencontre un problème technique le jour J, avec une image basse-résolution par exemple, n’hésite tout simplement pas à prévenir tes participants. Nous sommes souvent plus indulgents quand nous savons ce qu’il se passe, et pourquoi. 

IV – Les outils indispensables pour ton sommet virtuel

Tu te demandes maintenant quels sont les outils indispensables pour réussir ton événement digital ? Encore une fois, ça dépend de ton budget. Cependant, j’utilise souvent des outils très accessibles (et ça que j’organise un événement digital pour un grand groupe ou pour Events Events). Je te recommande : 

  • StreamYard et Viméo pour l’hébergement et l’enregistrement de tes conférences ;
  • SendinBlue ou MailChimp pour l’envoi d’emails marketing ;
  • Asana pour la gestion de projet. 

Tu veux en savoir plus ? Télécharge mon guide comparatif des meilleurs outils pour ton événement digital

Tu connais maintenant le matériel indispensable pour réussir ton événement digital. Encore une fois, je tiens à te rappeler que tu peux démarrer avec simplement une bonne connexion internet et ton PC portable. Cependant, je te recommande d’investir dans un micro et une caméra 4K HD si tu souhaites un rendu professionnel. Plus ton rendu est pro, plus tu gagnes en crédibilité. Mais, ce qui va le plus déterminer le succès de ton événement, c’est ton plan marketing, le contenu de l’event et ses intervenants. Surtout, pense à mettre le paquet sur la promotion de ton événement virtuel ! Tu veux organiser un sommet virtuel, mais tu ne sais pas par où commencer ? Découvre ma formation Speak Digital

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