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Quel budget pour un évènement digital parfait ?

Jul 7, 2022

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Budget pour événement digital parfait

Ça y est, c’est décidé ! Cette année, tu vas organiser un événement digital pour propulser la visibilité et le chiffre d’affaires de ton entreprise. Tu as défini ta cible, tu as préparé ta liste d’invités, tu as même vérifié l’impact écologique de ton événement en ligne. Cependant, une question reste floue : quel budget prévoir un événement digital parfait ? Je tiens à te rassurer tout de suite. Il y a des événements digitaux pour tous les budgets. Découvre dès maintenant comment savoir combien va coûter ton sommet virtuel.   

1 – Définis tes objectifs pour ton événement virtuel

Premièrement, pour établir ton budget pour un événement digital parfait, tu as besoin de définir tes objectifs. Pour ça, tu peux te poser cette série de questions : 

  • À qui s’adresse ton événement virtuel ? 
  • Quel est ton objectif premier (visibilité, CA, crédibilité, fidélisation) ?
  • Est ce ton premier sommet virtuel ou tu es un·e habitué·e du format ?

Tu te demandes pourquoi ta cible est si importante pour définir ton budget ? Tout simplement parce que les participants n’ont pas forcément les mêmes attentes selon leur secteur d’activité. Imaginons que tu vises des infopreneurs digital nomad. Ce type de public a l’habitude de s’adapter, de faire des réunions dans des lieux publics comme des cafés, des hostel, etc. Le fond de ce que tu proposes va souvent plus leur importer que la forme. Par contre, si tu t’adresses à des banquiers, le cadre est souvent moins souple. Il va y avoir une certaine attente d’un point de vue technique. Il sera préférable de louer des studios pour ton événement pour avoir un rendu très professionnel et asseoir ta crédibilité. 

Évidemment, dans tous les cas, tu dois t’assurer de produire un contenu de la meilleure qualité possible. Vérifie toujours ta connexion internet, en amont comme le jour J. Assure-toi d’être dans un endroit calme. Si possible, côté matériel, équipe-toi d’un micro et d’une caméra 4K-HD.   

2 – Fais le point sur les outils que tu as déjà

Avant de penser à investir dans de nouveaux outils, capitalise sur les outils que tu as déjà. Si tu vis déjà de ton activité en ligne, il y a des chances que tu aies : 

  • un site web ; 
  • une solution de paiement comme Stripe ou Paypal ;
  • un logiciel de stockage type Google Drive ou DropBox ; 
  • un outil d’emailing comme SendinBlue ou MailChimp ; 
  • une solution de gestion de projet de type Asana, Notion ou Trello ; 
  • un calendrier pour synchroniser tes rendez vous (Google Agenda ou Calendly) ; 
  • un hébergeur de vidéo (Youtube ou Vimeo) ;
  • un outil pour réunir ta communauté (Slack ou groupe Facebook). 

Cette liste se veut non-exhaustive. Elle a pour objectif de te montrer que tu utilises déjà un grand nombre d’outils indispensables à la réussite de ton événement digital

Pour ceux que tu n’as pas encore, ils proposent souvent des plans freemium ou à prix très avantageux !  

3 – Anticipe tes dépenses pour la réussite de ton événement virtuel 

Ici, nous allons différencier deux types de frais : les frais fixes et les frais variables.

Les frais fixes 

Par définition, ce sont les frais qui ne changent pas, peu importe la durée de ton événement ou son nombre de participants. Ils comprennent tous les outils dont le prix ne change pas comme l’hébergement de ton site web. Si tu délègues certaines tâches et qu’elles sont payées à la prestation, tu peux également les compter ici. Idem si tu loues un studio pour l’occasion. 

Je t’invite donc à faire la liste de toutes les dépenses effectuées pour ton événement et différencier celles qui sont fixes de celles qui sont variables.

Les frais variables 

Pour certaines dépenses, tu ne peux pas anticiper le coût exact. C’est le cas pour l’affiliation. Imaginons que tu vendes un produit digital à la fin de ton événement digital. Tu vas comptabiliser ce revenu dans ton budget prévisionnel (nous y reviendrons plus bas). Pour la promotion de ton événement, tu souhaites miser sur l’affiliation. Chaque invité aura un lien affilié pour l’inscription à ton événement. Toute personne étant arrivée par son lien affilié et ayant acheté ton produit lui fera gagner 5 % du prix de la vente. Tu peux faire une estimation. Mais tu ne seras jamais à 100 % sûr·e du coût de l’affiliation jusqu’à ce que tu fasses le bilan à la fin de ton événement.

4 – Établir ton budget prévisionnel

Pour réussir ton sommet virtuel et pouvoir te consacrer pleinement à son succès sans stresser toutes les nuits, tu dois absolument établir ton budget prévisionnel. Si tu ne sais pas par où commencer, qu’Excel et toi ça fait deux ou que tu as peur d’oublier une dépense, je t’invite à télécharger gratuitement mon modèle de budget prévisionnel.

Pense à y indiquer toutes tes dépenses, même les plus minimes. Sépare les dépenses fixes des dépenses variables. Tu y ajouteras également tes prévisions de bénéfices. Surtout, garde-toi un petit matelas de sécurité avec un surplus de trésorerie pour pouvoir assurer en cas d’imprévu. Je te conseille de surestimer tes dépenses et de sous-estimer tes revenus, pour parer à toute éventualité. 

Être bien préparé·e, c’est la clé pour pouvoir réussir ton événement digital. Je te recommande donc de commencer son organisation trois mois avant, minimum.  

Dans ton budget prévisionnel, prends également en compte les flux de trésorerie : à quel moment tu vas entrer de l’argent VS à quel moment tu vas devoir payer tes prestataires, tes outils, etc.

Tu te demandes encore quel budget pour un événement digital parfait ? Il n’y a pas de budget idéal pour ton event. Tu peux organiser un événement qui propulse la visibilité de ton entreprise avec seulement 100 €. Tout comme tu peux avoir besoin d’un budget supérieur à 15 000 €. Je sais que la partie budget, ce n’est souvent pas notre partie préférée lorsqu’on organise un événement digital. Cependant, je t’invite à faire sérieusement ton budget prévisionnel. Bloque-toi ce temps dans ton rétro-planning pour être sûr·e d’y consacrer le temps nécessaire. Savais-tu que pour t’assurer une source de revenu, tu peux faire sponsoriser ton événement digital ? Télécharge gratuitement mon workbook : Sponsors: comment les trouver, les attirer et les démarcher.

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